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Office 365 e il suo Marketplace

Microsoft-Office-365-Marketplace


Microsoft ha predisposto anche per Office 365 un proprio marketplace in cui poter trovare non tanto applicazioni come accade per smartphone e tablet, ma soluzioni per migliorare il proprio business adottando tecnologie Microsoft in ambito cloud, ma non solo.

Su Office 365 Marketplace è possibile trovare anche partner e provider di servizi utili al proprio business. Per saperne di più clicca qui.

Inserito il 14 di May 2012 in Web/Tech
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Impostare la risposta automatica di 'Fuori sede'

Risposta-automatica-fuori-sede

Stai per andare in ferie? Non dimenticare di impostare il messaggio automatico di Fuori sede! In questo modo tutti coloro che ti invieranno una email riceveranno, in modo automatico, una risposta con un testo a tua scelta, che li informerà del fatto che non hai accesso alla posta elettronica, ma che risponderani non appena tornato al lavoro. Si può fare facilmente in Outlook Web App, scopriamo come...

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Alessandro Bosco

Inserito il 4 di May 2012 in Web/Tech
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La posta di Yahoo! Mail in Outlook Web App

5 dettagli-account-yahoo-outlook-web-app

Nel precedente post abbiamo connesso un account Gmail ad Outlook Web App in modo tale da ricevere anche le email in arrivo al nostro indirizzo di Google nella casella di Office 365. La procedura guidata dovrebbe essere la stessa anche per account di altri provider, ma se con indirizzi Hotmail non abbiamo incontrato alcun problema, più difficile del previsto si è rivelata la connessione di un account Yahoo! Mail. Difficile, ma non impossibile. Scopriamo insieme come fare...

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Alessandro Bosco

Inserito il 19 di April 2012 in OutLook, Web/Tech
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Collegare un account Gmail ad Outlook Web App

Connessione-account-gmail


In uno dei primi post dedicati a Office 365 abbiamo spiegato come configurare l'account di posta elettronica in Outlook Web App. Ora integriamo quell'articolo con altri utili suggerimenti che consentiranno di collegare altri account email in modo tale da ricevere in un'unica casella di posta, tutti i messaggi che ci vengono inviati. In particolare vediamo come aggiungere un account Gmail al nostro Outlook Web App: esiste un'apposita procedura da seguire, che spieghiamo passo passo.

Continua il tutorial.

Alessandro Bosco

Inserito il 11 di April 2012 in OutLook, Web/Tech
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Collaborare con SharePoint

Documenti

Abbiamo già accennato all’esistenza di due siti, all’interno di Office 365, un Sito del Team e un Sito Web. Di quest’ultimo abbiamo già scoperto le principali caratteristiche e finalità, scopriamo allora adesso qualcosa in più sul Sito del Team.

Si tratta di un vero e proprio sito, quindi dotato di una homepage e di pagine di secondo livello, con la possibilità di condividere rapidamente documenti Word, Excel, Powerpoint e OneNote, ma anche messaggi su una bacheca virtuale, aggiornare un blog interno e pianificare riunioni e attività comuni in modo rapido e semplificato.

L’area di lavoro si compone di diversi elementi, tutti parimenti importanti e con i quali è bene familiarizzare: nella parte superiore abbiamo a disposizione una barra degli strumenti che permette di apportare modifiche alla pagina corrente (homepage), sfogliare i contenuti del sito e cambiare impostazioni generali del sito del Team. In base alla voce selezionata vedremo apparire una ulteriore barra degli strumenti, nel caso della foto sottostante abbiamo scelto di visualizzare quella relativa al comando Modifica.

Sito-del-team-barra-degli-sturmenti

La parte sinistra della pagina è riservata al menu, ovvero alla struttura del Sito del Team: possiamo infatti leggere il collegamento alla Homepage, oltre a quello per la creazione di una nuova pagina. Abbiamo poi la sezione dedicata ai Documenti, che vedremo in dettaglio tra poco, quindi il Cestino e un ultimo link per visualizzare Tutto il contenuto del sito.

Sito-del-team-barra-menui

Al centro si trova la bacheca cui accennavamo poco fa: possiamo inserire un post, un messaggio che sarà poi visibile dagli altri membri del team. Nel nostro esempio abbiamo digitato un messaggio di benvenuto nell’ampia casella di testo e inviato alla bacheca con il pulsante Post. Poco più sotto troviamo l’elenco dei documenti attualmente condivisi.

Sito-del-team-bacheca

Portiamoci con un click sul link Documenti nella relativa sezione. Qui troviamo facilmente le icone che identificano le Web App per la produttività di Office 365, ovvero Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Cliccando su una di esse avviamo la relativa applicazione. Difficilmente riusciremo a distinguerla dalla versione tradizionale: possiamo lavorare al nostro documento come faremmo con Office per desktop, e una volta terminato, salvare il file. Se ancora non compare nell’elenco dei documenti, clicchiamo sul link a lato (Documenti) per aggiornare la pagina.

Nuovo-documento-excel-web-app

Questi documenti sono condivisi tra tutti i membri del Team, che posso accedervi entrando con i rispettivi account Office 365: possono aprire i file, modificarli e aggiornarli, oppure scaricarne sul computer in uso una copia da consultare anche in modalità offline.

A questo punto il Sito del Team ha un messaggio in bacheca (homepage) e due documenti condivisi.

Un’ultima segnalazione: dalla barra degli strumenti clicchiamo su Azioni, quindi su Impostazioni sito. SI apre una nuova finestra che mostra tutte le opzioni disponibili per modificare a vari livelli il sito del Team: per il momento notiamo solamente che sotto il titolo Informazioni sito è possibile vedere l’indirizzo Web del sito, in modo tale che sia facilmente comunicabile ed identificabile, inclusa la versione per dispositivi mobili quali smartphone e tablet.


Informazioni-sito-team

Alessandro Bosco

Inserito il 15 di January 2012 in Web/Tech
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E adesso pubblichiamo sul Web

Home-calendario

Nel post precedente abbiamo imparato a usare il calendario di Outlook Web App, creando un nuovo evento cui abbiamo invitato i nostri collaboratori per una riunioni di briefing. Ma si può andare oltre, ad esempio pubblicando sul Web il calendario rendendolo così accessibili a tutti o solo ad utenti selezionati.

Ci troviamo già all’interno del calendario. Clicchiamo sul link Condividi per aprire il relativo menu: l’elenco delle voci disponibili ci offre diverse possibilità, dalla creazione di un nuovo calendario, alla condivisione (mediante invio di email), alla modifica dei permessi. Ma quel che ci serve in questo caso è l’ultima voce, ovvero Pubblica questo calendario Internet.

Menu

Si apre una nuova finestra pop up (se non si è aperta controllate di non aver attivo il blocco dei pop up): da qui possiamo decidere il livello di completezza delle informazioni che vogliamo siano pubblicate. Nel nostro caso scegliamo Dettagli completi. L’arco di tempo predefinito è di 6 mesi (3 prima della data corrente e 3 dopo), lasciamolo così. L’opzione successiva riguarda il livello di accesso: Con restrizioni significa che solo gli utenti che riceveranno un apposito link potranno visualizzare il calendario, viceversa Pubblico rende il calendario accessibile a chiunque si colleghi all’indirizzo generato al termine di questa procedura. Selezioniamo questa seconda opzione.

Pubblicazione-calendario-internet

Ora non ci resta che avviare la pubblicazione con l’apposito link. In pochi secondi vengono generati due Url, il primo serve per sottoscrivere il calendario, ovvero per ricevere automaticamente eventuali modifiche e aggiornamenti, il secondo è l’indirizzo vero e proprio al quale poter visualizzare il calendario. Per verificare ci basta copiare e incollare questo Url all’interno della barra degli indirizzi del nostro browser Web.

Indirizzi-calendario-web

Il calendario è pubblicato sul Web e accessibile a tutti gli utenti a cui avremo mandato il relativo indirizzo, con piena libertà di condividerlo con altri utenti, senza restrizioni. Se gli eventi in calendario saranno modificati, ad esempio spostando l’orario di una riunione, un aggiornamento verrà inviato ai partecipanti e il calendario sul Web sarà ugualmente aggiornato in modo automatico e immediato.

Alessandro Bosco

Inserito il 9 di January 2012 in Web/Tech
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Il calendario online di Outlook Web App

Calendario-home

Siamo all’inizio dell’anno e sicuramente avrete già appeso alle pareti i nuovi calendari per il 2012. Ma c’è un altro calendario di cui vogliamo parlare oggi e precisamente quello di Outlook Web App, ovvero di Office 365.

Il calendario di Outlook non serve naturalmente a onorare i Santi, quanto piuttosto per annotare impegni, appuntamenti e riunioni di lavoro, e non, magari potendo sincronizzare il tutto con il proprio smartphone per avere sempre sotto controllo la situazione. Dalla homepage possiamo cliccare direttamente sul link Calendario a nostra disposizione già in questa schermata. In alternativa è possibile accedere al Calendario anche da Outlook, come avevamo spiegato in un precedente post.

Homepage-calendario-office

Si apre dunque il calendario di Outlook Web App con il giorno corrente in primo piano e relative fasce orarie. Sulla parte sinistra il datario, che si può “navigare” giorno per giorno o di mese in mese. Nella parte alta troviamo i comandi per creare un nuovo appuntamento, eliminarne uno pre-esistente, modificare la visualizzazione e altre opzioni che scopriremo più avanti.

Calendario-office-365

Creiamo un nuovo evento: clicchiamo sulla freccina associata a Nuovo e dal menu a tendina possiamo scegliere se si tratta di un appuntamento, una riunione o un messaggio da spedire ai nostri contatti. In questo caso selezioniamo Riunione. Si apre un pop up, ovvero una nuova finestra di internet Explorer con la scheda relativa al nuovo evento: abbiamo una doppia possibilità, appuntamento “semplice” oppure Assistente pianificazione, che consente di conoscere preventivamente gli impegni di ciascun partecipante all’incontro, in modo tale da evitare sovrapposizioni problematiche che potrebbero comportare l’impossibilità di partecipazione. In questo caso restiamo nella scheda Appuntamento: troviamo i campi per l’aggiunta dei partecipanti, che possono essere già selezionati come obbligatori (campo A…) o Facoltativi.

Nuova-riunione

E’ possibile inserirli manualmente o più facilmente cliccando sulla relativa intestazione. Il campo Risorse serve per specificare se siano necessarie particolari attrezzatura (proiettore, computer, lavagne etc…), mentre in Posizione va indicato il luogo ove fisicamente si terrà la riunione (una sala, un indirizzo…). A questo punto si possono specificare ora di inizio e di fine riunione (o eventualmente se questa impegna per l’intera giornata), il preavviso con cui ricevere un promemoria e lo status dell’utente visibile a chi consulterà questo evento all’interno delle pianificazioni. Come ultima cosa è possibile scrivere il testo della convocazione, il messaggio che riceveranno tutti i partecipanti precedentemente specificati.

Calendario-aggiornato

Siamo pronti per inviare la convocazione alla riunione. In alto troviamo il pulsante Invia. L’evento è memorizzato in Calendario e possiamo verificarlo immediatamente dal fatto che il giorno in cui ci sarà la riunione è segnalato in grassetto nel datario.

Alessandro Bosco

Inserito il 3 di January 2012 in Web/Tech
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La posta di Outlook su smartphone

Posta-su-smartphone-exchange

Office 365 consente di accedere ai propri file, così come alle email, da qualsiasi computer collegato a Internet e in qualunque momento. E qual è il modo più veloce per leggere la posta quando si è in giro, magari per lavoro? Naturalmente utilizzando il proprio smartphone. Vediamo come fare

Dalla Home del nostro account Office 365 portiamoci in Outlook Web App, quindi clicchiamo su Opzioni che si trova nella parte estrema destra della finestra. Dal menu contestuale selezioniamo Tutte le opzioni. Ci troviamo davanti al pannello di controllo del nostro account: da qui è possibile modificare e controllare praticamente qualsiasi impostazione relativa alla posta elettronica. In questo caso cerchiamo la voce Telefono nel menu a sinistra e attiviamola con un click.

Opzioni-smartphone-outlook

Naturalmente l’elenco dei dispositivi collegati è vuoto, quindi provvediamo subito ad aggiungerne uno. Nel nostro caso utilizziamo un Samsung Galaxy Note con sistema operativo Google Android, ma la procedura è pressoché uguale per tutti i modelli e sistemi operativi. I link disponibili in questa pagina dovrebbero aiutarci nella configurazione dell’account sul telefono, ma abbiamo incontrato qualche difficoltà a causa di contenuti mancanti. Vi suggeriamo quindi di aprire questa pagina, contenuta nella guida in linea di Office 365: http://help.outlook.com/it-it/140/cc511380.aspx

Prima di passare alla procedura di configurazione, dobbiamo fare una precisazione: esistono diversi tipi di account di posta elettronica, POP, IMAP ed Exchange. Se il proprio smartphone (e vale per la maggior parte dei più recenti) li supporta tutti, occorre scegliere quale impostare. Tenete conto che nel caso dei primi due (POP3 e IMAP4) potrete sincronizzare solo i messaggi di posta elettronica ricevuti – banalmente leggere e inviare email -, con un account Microsoft Exchange, invece potrete sincronizzare anche contatti, calendario e attività. E’ questa seconda opzione che proveremo ora ad attuare.

Configurazione-account-echange

Passiamo allora al nostro smartphone. La prima cosa da fare è specificare indirizzo email e relativa password: nel nostro caso l’indirizzo è officina@netmediaeurope.onmicrosoft.com ovvero il nostro ID Microsoft Online Services. Andiamo al passaggio successivo e scegliamo l’opzione Microsoft Exchange ActiveSync. Durante il processo di verifica delle impostazioni appare una finestra di dialogo che chiede il consenso per il controllo da remoto del telefono.

Controllo-remoto

Torneremo più avanti su questo punto, per ora confermiamo con OK e proseguiamo. Possiamo decidere diversi parametri relativi ai dati che vogliamo sincronizzare e alla frequenza di aggiornamento.

Impostazioni-account-notifiche

Diamo un nome all’account e concludiamo la procedura di configurazione. Immediatamente riceviamo un messaggio in cui ci viene chiesto di attivare l’Amministratore del telefono (vedi foto sotto): si tratta del controllo da remoto cui accennavamo in precedenza. In poche parole stiamo attivando un servizio che ci permetterà, tramite il nostro account sul Web, di controllare i messaggi e le password relative all’account: è una forma di protezione nel caso in cui ci venisse sottratto o perdessimo lo smartphone per impedire a chiunque di accedere alle nostre email.

Attivazione-amministratore-telefono

Attiviamo questo servizio. L’account è finalmente correttamente configurato e pronto per ricevere e inviare nuove email.

Ora torniamo alla pagina di Opzioni dell’account, nel nostro browser Web, aggiorniamola ed ecco comparire, nell’elenco dei dispositivi, proprio il nostro smartphone. Se lo selezioniamo e clicchiamo su Avvia Registrazione possiamo memorizzare in un apposito registro, tutte le interazioni intercorse tra lo smartphone e Microsoft Exchange, che potranno essere poi ricevute via email in allegato. Utile per monitorare eventuali intrusioni nel proprio account.

Elenco-telefoni

 

Alessandro Bosco

Inserito il 21 di December 2011 in Web/Tech
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Office 365, sicurezza made in UE

Office-365,-sicurezza-made-in-UE

Office 365, ormai lo sappiamo, vive nel cloud, ovvero sul Web. Ma cosa succede ai nostri dati e documenti quando li salviamo sui server Microsoft? Sono davvero al sicuro? Come vengono protetti e messi al riparo da occhi indiscreti?

Se avete di questi dubbi, troverete certamente risposte all'interno di Trust Center Office 365, il nuovo sito - o meglio una sezione dedicata del sito ufficiale di Office 365 -  che Microsoft ha lanciato (al momento solo in lingua inglese) per spiegare in modo esaustivo tutto quel che riguarda la sicurezza e la tutela della privacy degli utenti registrati.

Microsoft ha deciso di adeguare le policies di sicurezza di Office 365 ai regolamenti sulla privacy e la protezione dei dati emanati dall’Unione Europea ed in particolare saranno rispettati i requisiti previsti per le Clausole modello UE, che permettono ai clienti di certificare la conformità alla Direttiva della Commissione Europea sulla protezione dei dati, oltre che all’ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) attualmente in vigore negli Stati Uniti.

Alessandro Bosco

Inserito il 19 di December 2011 in Web/Tech
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Due siti al prezzo di uno!

Sito Web Office 365

Tra gli strumenti che Office 365 mette a disposizione ce n’è uno sicuramente meno conosciuto di Word o Excel o Outlook, ma che può rivelarsi davvero molto utile, soprattutto quando si opera online. Con Sharepoint è infatti possibile collaborare e condividere con altri utenti, colleghi, dipendenti o clienti che siano, molte informazioni e di diversa natura. In particolare questo è possibile mediante siti Web, uno per uso interno (Sito del Team), l’altro pubblico (Sito Web). Diamoci da fare!

Ci troviamo come di consueto nella Home del nostro account Office 365. Tra le aree troviamo proprio le due di cui ci stiamo occupando, ovvero Sito del team e Sito web. Nel primo caso si tratta di un ambiente condiviso tra gli utenti del team tramite il quale poter accedere agli stessi documenti, modificarli e renderli disponibili agli altri in qualsiasi momento e da qualunque computer collegato a Internet; nel secondo abbiamo la possibilità di pubblicare un vero e proprio sito Web aziendale, con un indirizzo che richiama il nostro ID Microsoft Online Services e quindi di fatto il nome dell’azienda.

Sito-web-office-365


Dal menu principale – ricordate? E’ quello in alto – clicchiamo su Sito del team, quindi sulla label Sito Web come mostrato nella foto qui sopra. Ci troviamo davanti alla struttura predefinita del sito, che prevede le pagine Chi siamo, Contattaci, Home page e Mappa del sito. Per vedere come si presenta al momento il sito Web clicchiamo sulla label Pagine, quindi su Visualizza: si apre una nuova scheda con la homepage del sito che stiamo creando. Come possiamo vedere Office 365 ci dà alcune utili indicazioni su come impostare le pagine o, per meglio dire, cosa scrivere nelle diverse aree della pagina: sono solo suggerimenti, in alcun modo vincolanti, ma per iniziare vale la pena di seguirli.

Struttura-del-sito

Da qui non è possibile modificare le pagine; per farlo dobbiamo tornare nella scheda precedente, quella con la struttura del sito. Clicchiamo sul link relativo alla pagina Contattaci: quella che ci troviamo davanti è la pagina dei contatti come è attualmente visualizzata nel browser web. Possiamo modificare il testo predefinito semplicemente cliccando all’interno dell’area delimitata dal bordo rosso tratteggiato e digitando il nuovo testo. Supponiamo di voler essere contattati dai nostri clienti esclusivamente tramite email: possiamo decidere di mostrare una semplice frase che invita a utilizzare il nostro indirizzo di posta elettronica, ma esiste anche un’alternativa più…professionale.

Contattaci

Portiamoci nella label Inserisci. Tra la barra degli strumenti cerchiamo il comando Contattaci – è facile da riconoscere perché mostra un’icona di busta da lettera - e attiviamola con un click. Specifichiamo, nella nuova finestra che si apre, l’indirizzo (o più d’uno separandoli con punto e virgola) a cui vogliamo siano inviate le richieste degli utenti, quindi confermiamo cliccando su Salva.

Gadget-contattaci

Nella nostra pagina Contattaci appare ora un form (area delimitata da bordo blu tratteggiato) con una serie di campi (non modificabili) che l’utente dovrà compilare per poter inviare la sua richiesta di informazioni. Abbiamo appena inserito un Gadget. Ne esistono altri, che possiamo scoprire cliccando su Altri gadget nella barra degli strumenti.

A questo punto vogliamo vedere come appare la nostra pagina online: clicchiamo sull’icona che si trova nell’angolo alto a sinistra della pagina. Ci viene chiesto di salvare le modifiche, facciamolo e controlliamo, nella nuova finestra che si apre, il risultato del nostro intervento. Possiamo chiudere la finestra.

Se non siamo soddisfatti e vogliamo eliminare il gadget Contattaci ci basta cliccare su di esso con il tasto destro del mouse e scegliere Elimina.

Elimina-gadget

Alessandro Bosco

Inserito il 13 di December 2011 in Web/Tech
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