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PowerPoint a rischio sicurezza?

Microsoft ha fatto sapere che è stata individuata una falla in Microsoft PowerPoint per la quale ancora tuttavia non è disponibile una patch risolutiva. Chi ha installato la versione di Office 2007 può stare tranquillo, perchè la potenziale minaccia riguarda solo le precedenti edizioni 2000/2002/2003 (Sp3).

Questi ultimi possono nel frattempo seguire questo semplice consiglio:installare il tool MOICE (Microsoft Office Isolated Conversion Environment) che consente di convertire tutti i file Office in file Open Xml.

L'ultimo Patch day di marzo Microsoft ha rilasciato tre bollettini di sicurezza per otto vulnerabilità, ma ha lasciato ancora senza patch la falla, a rischio exploit, in Excel.

Inserito il 9 di April 2009 in PowerPoint
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Le presentazioni PowerPoint 2007 da vedere ovunque

Da Office PowerPoint 2007 è sparito un componente aggiuntivo che era presente invece nella versione 2003 e nelle precedenti. Si chiamava Trasmissione Presentazione e consentiva di eseguire le presentazioni per coloro che si trovavano in luoghi diversi da dove risiedeva fisicamente il file PowerPoint. La possibilità di presentare il proprio lavoro non è sparita, ma è cambiato lo strumento. Ora bisogna utilizzare Microsoft Office Live Meeting. La versione di prova è gratuita, ma il software in versione definitiva invece si paga.

Inserito il 10 di March 2009 in PowerPoint
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Non hai Powerpoint? Nessun problema, c'è il visualizzatore!

Può capitare di non avere installato sulla propria macchina tutte le applicazioni contenute nel pacchetto Office. Ad esempio si potrebbe non avere Powerpoint, ma al tempo stesso si abbia la necessità di vedere una presentazione arrivata per posta elettronica. La soluzione esiste e non costa nulla.

Contratto

Microsoft mette a disposizione alcune risorse gratuite per chi lavora o semplicemente ha a che fare con documenti creati con le applicazioni del pacchetto Office. Tra queste c'è il Visualizzatore di Powerpoint 2007. Dal sito Microsoft è possibile scaricare il file di installazione del programma.

Una volta salvato il file in locale basta fare doppio click per fare inizio alla procedura di installazione. La prima finestra contiene il consueto contratto di licenza che va letto e accettato per poter utilizzare il programma. L'operazione non richiede alcun tipo di intervento, viene eseguita in automatico.

Download 

Al termine dell'installazione è possibile accedere al Visualizzatore di Powerpoint 2007 tramite il collegamento disponibile nell'elenco Tutti i Programmi del menu di avvio.

Il visualizzatore si avvia automaticamente quando si fa doppio click su un file ppt o pps, i formati relativi a Powerpoint, non solo nella versione 2007, ma anche in quelle precedenti. E' possibile "navigare" all'interno della presentazione con le frecce direzionali o utilizzando i pulsanti del mouse e le relative opzioni: cliccando infatti con il tasto destro si potrà vedere una specifica slide o tornare all'inizio della presentazione.

Programmi  

Il visualizzatore di Powerpoint 2007 è gratuito e permette di vedere - ma non modificare - presentazioni Powerpoint pur non avendo installato sul proprio computer l'applicazione contenuta nel pacchetto Office 2007.

Alessandro Bosco

Inserito il 27 di November 2008 in PowerPoint
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Comprimere le immagini in Powerpoint

Una bella presentazione richiede l'inserimento di immagini di buona qualità, ma questo può comportare un aumento del peso complessivo del file. Vediamo come comprimere le immagini in Powerpoint

Powerpoint permette di inserire in una presentazione immagini ad alta risoluzione per mettere in risalto il contenuto testuale e rendere più accattivante l'intero documento. La qualità però richiede un prezzo da pagare e in questo caso è il peso complessivo del file a risentirne. Spesso ci si accorge di non poter inviare il lavoro concluso via mail perchè troppo pesante. E allora? Per fortuna Powerpoint dispone di un apposito tool che si rivela molto utile.

Powerpoint_comprimere_immagini_1

Abbiamo già aperto una presentazione in formato ppt che contiene alcune immagini molto pesanti. Per prima cosa selezioniamo una delle immagini, quindi clicchiamo sul menu Formato: appaiono sulla barra degli strumenti i comandi associati a questo strumento. Tra quelli del gruppo Regola attiviamo Comprimi immagini con un click. Si apre la relativa e omonima finestra. Clicchiamo su Opzioni per vedere come personalizzare questo strumento in base alle nostre esigenze.

Powerpoint_comprimere_immagini_2

Le prime due opzioni sono selezionate per impostazione predefinita e fanno sì che alla chiusura del documento tutte le immagini contenute siano automaticamente compresse per ridurre lo spazio complessivo finale. Per ottenere questo risultato le aree eventualmente ritagliate delle immagini sono eliminate e rese quindi irrecuperabili. Nella parte relativa a Output di destinazione possiamo impostare la qualità che dovranno avere le immagini al termine della compressione: in altre parole, in base al tipo di utilizzo che se ne vorrà fare, si potrà scegliere una differente risoluzione. Le opzioni disponibili sono Stampa, alta qualità e peso maggiore; Schermo, per una visualizzazione da pc con qualità e peso intermedi; Posta elettronica, con compressione massima delle immagini e quindi miglior risultato in termini di dimensioni in KB della presentazione, a discapito della qualità delle immagini.

Powerpoint_comprimere_immagini_3

Prima di confermare le nuove impostazioni possiamo decidere di applicarle solo alle immagini selezionate, abilitanto la relativa casella di controllo nella finestra Comprimi immagini; in caso contrario basta cliccare su OK per rendere le impostazioni di compressione effettive alla successiva chiusura e salvataggio del documento.

Alessandro Bosco

Inserito il 17 di September 2008 in PowerPoint
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Da Excel a Powerpoint e ritorno

Inserire una tabella di Excel in una presentazione Powerpoint e aggiornare entrambi i documenti in una volta sola. Impossibile? Tutt'altro...

Le applicazioni di Office hanno ciascuna una propria specificità: scrivere un documento di testo, eseguire calcoli, creare presentazioni etc... Ma chi l'ha detto che non possano comunicare tra loro? Ora vedremo come inserire in una presentazione Powerpoint una tabella di Excel in modo tale i due documenti siano collegati.

Abbiamo già aperto un foglio di lavoro Excel che contiene una tabella con alcuni dati relativi alle visite ad alcuni siti Web. Selezioniamo l'intera area della tabella e clicchiamo su Copia o, in alternativa, premiamo la combinazione CTRL+C sulla tastiera. Possiamo chiudere il file. A questo punto portiamoci all'interno del file ppt in cui vogliamo inserire la tabella. Controlliamo sulla barra degli strumenti ed in particolare nel gruppo Appunti e clicchiamo sulla freccia posta sotto all'icona Incolla. Si apre il relativo sottomenu.

Immagine_1
La finestra Incolla speciale consente di scegliere il tipo di operazione da eseguire. Per impostazione predefinita è già selezionata l'opzione Incolla: in questo modo la tabella viene copiata all'interno del documento, ma non sarà in alcun modo collegata all'originale. Clicchiamo quindi su Incolla collegamento: nel riquadro Come lasciamo selezionata la voce Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Office Excel e confermiamo con OK. La tabella è stata correttamente inserita e possiamo quindi salvare e chiudere il documento.

Immagine_2

Supponiamo ora di dover modificare uno dei dati. Apriamo il file Excel e facciamo doppio click su una delle celle, quindi correggiamo il dato. Salviamo e chiudiamo. Proviamo ora ad aprire la presentazione di Powerpoint: per prima cosa una finestra ci avvisa che il documento è collegato ad un altro file. Il programma avvisa che utenti non autorizzati potrebbero sfruttare questa funzionalità per accedere ai dati contenuti nel documento. Non è il nostro caso quindi confermiamo cliccando su Aggiorna collegamenti. Ecco fatto!

Immagine_3

In questo modo possiamo modificare di volta in volta solo il foglio di lavoro Excel, certi che la modifica sarà registrata anche negli eventuali documenti collegati.


Alessandro Bosco

Inserito il 1 di September 2008 in Excel, PowerPoint
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Powerpoint, animazioni su misura per tutti

Le animazioni sono il cuore di Powerpoint. Ce ne sono molte predefinite, ma volendo se ne possono creare anche di personali.

Abbiamo predisposto sull’area di lavoro della seconda diapositiva alcuni elementi, immagini e testi, che sono fermi esattamente nel punto in cui li abbiamo inseriti. Powerpoint è però spesso utilizzato per presentazioni che devono cercare di tenere alta l’attenzione degli spettatori ed uno dei modi migliori e senza dubbio  quello di “animare” un po’ la scena. Vediamo alcuni esempi.

Selezioniamo ad esempio la scritta Officina. Facciamo click sul menu Animazioni per visualizzare i relativi comandi nella barra degli strumenti. Tra questi selezioniamo Animazione personalizzata e vediamo aprirsi, sul lato destro della finestra, una nuova area: si tratta del riquadro Attività animazione personalizzata che permette di scegliere e personalizzare le animazioni per ciascun elemento della presentazione. Per iniziare dobbiamo cliccare sul pulsante Aggiungi effetto. Si apre un menu con tutte le varie tipologie di animazione, Entrata, Enfasi, Uscita e Percorsi animazione. In questo caso posizioniamoci su Enfasi e selezioniamo Rotazione.
Animazioniconpowerpoint0

Il riquadro Attività animazione personalizzata si popola di nuove voci: nel campo Inizia si può specificare se l’animazione (in questo caso la rotazione della scritta Officina) deve partire quando si clicca con il mouse, in contemporanea con l’animazione precedente o immediatamente dopo. In questo caso impostiamo Con precedente. Il secondo campo permette di definire la direzione e l’ampiezza della rotazione dell’elemento selezionato. Nel terzo campo disponibile selezioniamo Molto veloce. Possiamo in qualsiasi momento avere un’anteprima dell’effetto appena applicato cliccando sul pulsante Riproduci che si trova nella parte inferiore del riquadro Attività animazione personalizzata, oppure premendo il tasto F5 sulla tastiera per avviare la presentazione.

Animazioniconpowerpoint1

Passiamo ora ad un altro elemento: selezioniamo l’immagine al centro della diapositiva e clicchiamo ancora una volta il pulsante Aggiungi effetto, quindi dal sottomenu Entrata scegliamo Altri effetti. Si apre una nuova finestra che raggruppa tutti gli effetti applicabili all’ingresso dell’elemento selezionato sulla scena. Possiamo provarne qualcuno grazie all’anteprima in tempo reale e scegliere quello che ci piace di più. In questo caso selezioniamo Rimbalzo dal gruppo Divertenti e confermiamo con OK. Anche in questo caso possiamo decidere quando l’animazione deve essere avviata: stavolta lasciamo l’impostazione Al clic del mouse e la velocità Media.

Animazioniconpowerpoint2

Selezioniamo l’altro testo Il blog per smontare…. Dal gruppo di effetti di Entrata scegliamo Macchina da scrivere e applichiamolo con un clic su OK. Le opzioni del riquadro Attività animazione personalizzata permettono di impostare ovviamente la modalità di avvio dell’animazione e la velocità con cui appaiono le singole lettere. Nel campo Inizia scegliamo Dopo precedente. Possiamo notare come ogni elemento “animato” sull’area di lavoro sia accompagnato da un numero: si tratta dell’ordine con cui verranno eseguite le animazioni durante la riproduzione della presentazione. E’ possibile modificare questo ordine con i pulsanti Riordina disponibili nel riquadro Attività.

Animazioniconpowerpoint3

Non ci resta che applicare un’animazione all’ultimo elemento grafico presente nella diapositiva. Selezioniamo il logo e spostiamolo al di fuori dell’area di lavoro attiva (nell’area grigia per intenderci). Ora  dal menu contestuale al pulsante Aggiungi effetto posizioniamoci su Percorsi animazione, quindi su Disegna percorso personalizzato e facciamo click su Curva. A questo punto possiamo procedere disegnando, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, il percorso che l’oggetto selezionato dovrà seguire durante l’animazione. Un doppio click conclude l’operazione e avvia l’anteprima dell’animazione. Anche in questo caso possiamo variare la velocità del movimento con l’apposita opzione nel riquadro Attività animazione personalizzata e la modalità di avvio.

Animazioniconpowerpoint4_2

Le animazioni che abbiamo scelto sono solo una minima parte di quelle disponibili in Powerpoint: a seconda delle esigenze e del ritmo che si vuole dare alla propria presentazione, si potranno certamente trovare quelle più adatte. Provare non costa nulla!

Alessandro Bosco

Inserito il 7 di May 2008 in PowerPoint
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Organigramma aziendale con Powerpoint

Powerpoint è conosciuto come programma per creare presentazioni animate, ma forse non tutti sanno che si possono anche realizzare molti altri progetti. Un esempio? Proviamo a costruire un organigramma aziendale.

Abbiamo aperto il programma e ci troviamo davanti alla prima diapositiva vuota. Portiamoci nel menu Inserisci e clicchiamo su SmartArt. Appare una finestra che mostra i tipi di forme disponibili: selezioniamo Gerarchie dalla lista di sinistra e scegliamo, tra le varie alternative, quella che fa maggiormente al caso nostro. Una di esse si chiama proprio Organigramma: selezioniamola e confermiamo con OK. Nella diapositiva appare uno schema piuttosto semplice e facilmente comprensibile.

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Per prima cosa inseriamo il testo corretto nelle relative caselle, in funzione del ruolo ricoperto all’interno dell’azienda: partendo dall’alto, quindi, collochiamo il Presidente e a seguire, nella casella di secondo livello, l’Amministratore Delegato. A questo punto potremmo trovarci in difficoltà se nel nostro organigramma ci fosse anche un Direttore Generale. La soluzione però è molto semplice: selezioniamo con il tasto destro del mouse la casella relativa al Presidente, ovvero quella di livello superiore, posizioniamoci su Aggiungi forma e scegliamo Aggiungi Assistente. Digitiamo la carica nella casella appena creata.

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Procediamo nell’inserimento dei ruoli nelle rispettive caselle di terzo livello gerarchico. Possiamo aumentare le dimensione dell’intero organigramma semplicemente trascinando uno dei quattro angoli dell’area selezionata: il corpo dei testi inseriti cresce o diminuisce in proporzione alla dimensione dell’organigramma, ma possiamo personalizzarlo utilizzando la casella degli strumenti di formattazione che appare automaticamente ogni volta che si seleziona con un doppio click una delle caselle. Da qui possiamo cambiare il colore di sfondo della casella, dei bordi o del testo che contiene, la dimensione del font, l’allineamento e la formattazione.

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E se volessimo cambiare più caselle contemporaneamente? Selezioniamo ad esempio quelle di secondo livello tenendo premuto il tasto CRTL. Clicchiamo quindi con il tasto destro del mouse e scegliamo Formato forma. La finestra Formato racchiude tutti gli strumenti per la formattazione della casella: le modifiche vengono applicate a tutte le caselle selezionate.

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Abbiamo visto come aggiungere una casella di livello inferiore, ma può capitare anche di dover inserire un nuovo elemento di pari grado. Selezioniamo con il tasto destro una delle caselle di terzo livello, posizioniamoci su Aggiungi nuova forma e scegliamo Aggiungi forma dopo.
Bene, ora sappiamo tutto (o quasi) quel che ci serve per costruire un organigramma personalizzato e modulabile secondo le diverse strutture aziendali.

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Alessandro Bosco

Inserito il 2 di April 2008 in PowerPoint
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PowerPoint con colonna sonora

Nelle presentazioni di PowerPoint 2007 è molto semplice inserire file audio memorizzati precedentemente, ma anche registrare i commenti veri e propri dei partecipanti alla riunione in cui vengono mostrate le diapositive (direttamente dalla scheda Presentazione/Imposta). PowerPoint può incorporare file di formato WAV fino a 100 KB. Se si hanno esigenze diverse è comunque possibile spostare questo limite fino a 50 MB, ma è chiaro che questa operazione peserà poi sulla presentazione. Tanto vale quindi decidere di collegare il file, senza includerlo nella diapositiva vera e propria.

Opzionivolume Quando si deciderà di salvare la presentazione ci si potrà avvalere dell'opzione Pacchetto per CD (vi si accede dal menu Pubblica in fase di salvataggio del file) in modo da inserire i file necessari alla riproduzione corretta dell'elaborato.

La scelta se includere o collegare un file non è irreversibile. Opzioni_audioL'utente può verificare a quale dei due tipi di inserimento risponde un file e può trasformare un contributo audio incorporato in uno semplicemente collegato.

Inserire un commento audio è facile. Sul ribbon basta portarsi sulla voce Menu/Inserisci e nella sezione Clip multimediali scegliere Audio (la procedura è simile per qualsiasi tipo di contributo multimediale).

Tenendo evidenziata l'icona bisogna poi selezionare la tab Strumenti audio e da qui decidere in che modo riprodurre il file, le dimensioni massime, il volume.

Per fare in modo che un file audio sia incorporato invece è necessario inserirlo come Oggetto, sempre dal menu Inserisci.

Infine, nel caso in cui si voglia collegare un file precedentemente incorporato, è necessario prima di tutto salvare la presentazione nel formato meno recente, quello di PowerPoint 97-2003, con la solita procedura Salva con nome. A questo punto si deve scegliere il formato Pagina Web, in modo da ritrovarsi sul desktop sia il file principale della presentazione, sia la cartella con i contributi che potranno essere estratti e re-inseriti come collegamenti nell'elaborato finale.

Inserito il 27 di February 2008 in PowerPoint
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