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Inserire la firma nelle email di Outlook Web App

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Outlook, come del resto ormai tutti i client di posta, consente di aggiungere in calce alle email in uscita dal nostro account una firma che contiene il nostro nome e cognome, la qualifica o il ruolo in azienda e tutti i riferimenti necessari ad essere contattati, dal numero di telefono fisso al cellulare, dal fax al contatto per Skype o, perchè no, Lync.

Anche in Outlook Web App in Office 365 è possibile apporre la propria firma e personalizzare le email in uscita tramite formattazione e opzioni avanzate per le notifiche e la visualizzazione dei nuovi messaggi.

Continua il tutorial.

 

Alessandro Bosco

Inserito il 23 di April 2012 in OutLook
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La posta di Yahoo! Mail in Outlook Web App

5 dettagli-account-yahoo-outlook-web-app

Nel precedente post abbiamo connesso un account Gmail ad Outlook Web App in modo tale da ricevere anche le email in arrivo al nostro indirizzo di Google nella casella di Office 365. La procedura guidata dovrebbe essere la stessa anche per account di altri provider, ma se con indirizzi Hotmail non abbiamo incontrato alcun problema, più difficile del previsto si è rivelata la connessione di un account Yahoo! Mail. Difficile, ma non impossibile. Scopriamo insieme come fare...

Continua il tutorial.

 

Alessandro Bosco

Inserito il 19 di April 2012 in OutLook, Web/Tech
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Collegare un account Gmail ad Outlook Web App

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In uno dei primi post dedicati a Office 365 abbiamo spiegato come configurare l'account di posta elettronica in Outlook Web App. Ora integriamo quell'articolo con altri utili suggerimenti che consentiranno di collegare altri account email in modo tale da ricevere in un'unica casella di posta, tutti i messaggi che ci vengono inviati. In particolare vediamo come aggiungere un account Gmail al nostro Outlook Web App: esiste un'apposita procedura da seguire, che spieghiamo passo passo.

Continua il tutorial.

Alessandro Bosco

Inserito il 11 di April 2012 in OutLook, Web/Tech
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Esportare la rubrica e importare contatti da Outlook a Office 365

Esportare-contatti-da-outlook

Con Outlook in Office 365 possiamo gestire le email, gli appuntamenti e le riunioni, possiamo contattare colleghi e collaboratori, sapere se sono disponibili per una chat o se hanno aggiornato i file su cui sta lavorando il team. Ma tutto questo è possibile solo se la propria rubrica dei contatti è disponibile in Outlook Web App. Naturalmente non dovremo aggiungere manualmente e uno alla volta tutti i nostri contatti di lavoro presenti sul client Outlook su pc, ma esiste una procedura per poter importare l'intera rubrica in un batter d'occhio.

Per contrinuare il tutorial clicca qui.

Inserito il 27 di March 2012 in OutLook
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Attenzione, sfilano i "modelli" di Outlook

Abbiamo già visto diverse applicazioni delle regole di Outlook. Prendiamo questa volta spunto dalla richiesta di Claudio, un nostro lettore (che ringrazio!) per vedere come risolvere un problema: scopriamo come creare una regola per inviare una risposta automatica a tutte le email che contengono una determinata parola nell’oggetto.

Per complicarci un po’ le cose, supponiamo di voler inviare, nella nostra risposta automatica, anche un allegato. Per prima cosa dobbiamo creare un modello di Outlook. Si tratta di un template, uno schema predefinito che il client di posta utilizza, su nostro comando, per inviare una mail. La creazione di un modello inizia come fosse un nuovo messaggio: dopo aver cliccato quindi sull’apposito pulsante, digitiamo il testo che vorremo utilizzare come risposta automatica. Fatto questo, inseriamo tutti gli allegati che desideriamo.

Senza-titolo-0

A questo punto la nostra risposta è pronta, clicchiamo quindi sul pulsante multifunzione di Office e scegliamo Salva con nome tra le voci disponibili. Nella finestra di dialogo che appare concentriamo la nostra attenzione sul campo Tipo di file: dalla lista dei formati supportati, scegliamo Modello Outlook (*.oft). Diamo un nome al modello, ad esempio "Officina", e concludiamo l’operazione cliccando su Salva. Possiamo chiudere il nuovo messaggio senza salvare le modifiche.

Modelli-outlook-2

Ora il modello è creato e pronto per essere utilizzato, passiamo quindi alla creazione di una regola che lo possa impiegare.
Apriamo il menu Strumenti, quindi selezioniamo Regole e avvisi. Nella scheda Regole posta elettronica clicchiamo sul pulsante Nuova regola; nella successiva finestra facciamo click su Controlla messaggi in arrivo nel gruppo Crea nuova regola e su Avanti per iniziare la procedura guidata. Tra le opzioni disponibili marchiamo con un segno di spunta Con parole specifiche nell’oggetto. Clicchiamo su parole specifiche, digitiamo "Officina" e confermiamo con Aggiungi e OK. Andiamo avanti.

Modelli-outlook-3  

Il prossimo passaggio riguarda, come sappiamo, l’azione da intraprendere quando la condizione appena specificata è soddisfatta. In altre parole, quando riceviamo un nuovo messaggio che contiene la parola "Officina" nell’oggetto, vogliamo che Outlook risponda automaticamente: selezioniamo quindi l’opzione Rispondi utilizzando un modello specifico, clicchiamo sul link attivo nel riquadro in basso. Si apre una nuova finestra: nel campo Cerca in dobbiamo scegliere l’opzione Modelli utente nel file system. Ecco apparire il modello che abbiamo appena creato: selezioniamolo e clicchiamo su Apri per confermare.

Modelli-outlook-4

Procediamo fino all’ultimo passaggio della procedura guidata di creazione nuove regole e concludiamo quindi con un click su Fine. Non resta che rendere effettiva la regola cliccando su OK nella finestra rimasta aperta.

La regola è stata creata, così come il modello. D’ora in avanti quando si riceverà un messaggio che contiene la parola "Officina" nell’oggetto, Outlook invierà automaticamente una e-mail di risposta con il testo che abbiamo specificato e con l’allegato selezionato.

Alessandro Bosco

Inserito il 17 di March 2009 in OutLook
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Outlook stampa da solo, basta dirglielo!

Usando le regole di Outlook è possibile stampare i messaggi di posta in arrivo che soddisfano i criteri impostati in modo automatico

Abbiamo già visto come creare regole per filtrare le email in arrivo e distribuirle all'interno delle nostre caselle di posta personali. Riprendiamo il discorso dal punto in cui dobbiamo decidere quale criterio impostare per la regola: in questo caso selezioniamo, dall'elenco disponibile, l'opzione  "con parole specifiche nell'oggetto". Ora, nel riquadro Passaggio 2, clicchiamo sul link attivo parole specifiche e inseriamo i termini che devono essere contenuti nell'oggetto delle email perchè questa venga stampata automaticamente da Outlook 2007, ad esempio Ordine.

Img-1

E' possibile inserire più parole, ma fate attenzione: digitandole una di seguito all'altra, verranno considerate un'unica frase. Per aggiungere invece più parole singole, bisogna inserire una parola e confermare con Aggiungi. Alla fine cliccare su OK per concludere l'operazione.

Il passaggio successivo serve a definire l'operazione da eseguire quando il criterio appena impostato viene soddisfatto. Selezioniamo "stampa" e proseguiamo con un click su Avanti. Non definiamo eccezioni per questa regola e andiamo ancora avanti.

Img-2

L'ultima finestra permette di applicare la regola anche ai messaggi già presenti nella cartella "Posta in arrivo". Concludiamo la procedura di creazione della regola cliccando su Fine.

Img-3 

D'ora in avanti, tutti i messaggi che contengono nell'oggetto la parola Ordine, verranno automaticamente stampati da Outlook 2007.

Alessandro Bosco

Inserito il 18 di December 2008 in OutLook
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Outlook e la firma d'autore

Quale modo migliore per personalizzare le email se non l'aggiunta della propria firma in calce? Con Outlook si può fare ed è anzi molto semplice.

Per prima cosa apriamo il menu Strumenti, quindi selezioniamo Opzioni; appare la relativa finestra di dialogo che mostra diverse schede e moltissime impostazioni. Portiamoci nella scheda Formato posta con un clic sulla relativa linguetta. Qui troviamo ulteriori sezioni: tra queste c'è anche Firme, che rende disponibile un pulsante. Clicchiamolo. La nuova finestra ci permette di creare, modificare o eliminare la firma dai messaggi di posta elettronica di Outlook. Clicchiamo su Nuovo, assegniamo un nome alla firma e conferiamo con OK.

Outlook_aggiungere_firma_alle_ema_4

A questo punto possiamo inserire il testo che vogliamo appaia come firma dei nostri messaggi. E' possibile aggiungere link ipertestuali ed immagini all'interno della firma. Selezioniamo una parte del testo e clicchiamo sull'icona che nel pacchetto Office sappiamo essere il comando per aggiungere un link. Digitiamo l'indirizzo Web del sito e confermiamo. L'inserimento delle immagini è altrettanto semplice: posizioniamoci con il cursore nel punto che preferiamo, quindi clicchiamo sull'icona Immagine. Selezioniamo l'immagine tra quelle che conserviamo sul nostro computer e concludiamo l'operazione con OK. Ecco che il nuovo elemento è già stato inserito all'interno della firma. Come possiamo vedere il testo della firma può essere formattato utilizzando i classici strumenti disponibili all'interno della finestra aperta.

Outlook_aggiungere_firma_alle_ema_5

Ora non ci resta che definire quando utilizzare la firma appena creata. Nella parte alta della finestra sono presenti le opzioni che consentono di decidere a quale account, ovvero indirizzo e-mail, associare la firma. E' quindi possibile scegliere se inserire automaticamente la firma in tutti i nuovi messaggi e in quelli di risposta/inoltro. In caso contrario è necessario impostare entrambe le opzioni su "Nessuno".

Outlook_aggiungere_firma_alle_ema_3

Bene, la firma è completa. Confermiamo tutte le modifiche con OK in tutte le finestre ancora aperte e proviamo ad aprire un nuovo messaggio...


Alessandro Bosco

Inserito il 30 di June 2008 in OutLook
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Outlook, come si usano le regole

Ogni giorno si ricevono molte e-mail, tanto che talvolta non si riesce nemmeno a leggerle tutte. Per non parlare poi del tempo che si perde per spostare manualmente ogni singolo messaggio nella relativa cartella di appartenenza (ad esempio un progetto o un mittente): perché non utilizzare le regole di Outlook? Ecco come fare.

Le regole di Outlook non sono altro che filtri che possono essere creati in modo tale che i messaggi in arrivo siano smistati automaticamente nelle cartelle specificate, eliminati o inoltrati ad altri indirizzi. Vediamo come creare una nuova regola da zero. Apriamo il menu Strumenti e clicchiamo su Regole e avvisi…: compare la relativa finestra di dialogo.

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Clicchiamo su Nuova regola, quindi, nella finestra che appare, scegliamo l’operazione che vogliamo eseguire: in questo caso portiamoci nel gruppo Crea nuova regola e selezioniamo la voce Controlla messaggi in arrivo. Ci troviamo all’interno di una procedura guidata, pertanto per procedere clicchiamo su Avanti.

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A questo punto ci si presenta l’elenco completo di tutte le operazioni che possono essere eseguite in automatico all’arrivo di un nuovo messaggio. In questo caso vogliamo fare in modo che tutte le e-mail provenienti da uno stesso mittente siano sistematicamente spostate in un’apposita cartella.  Selezioniamo quindi la casella inviato da utenti o liste di distribuzione: nella parte inferiore della finestra (Passaggio 2) appare la descrizione della regola che cambia man mano che procediamo con le impostazioni. Guardando con attenzione scopriamo che è presente un link attivo: clicchiamolo.

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Una nuova finestra mostra l’elenco dei contatti in rubrica. Non dobbiamo fare altro che selezionare i nominativi dei mittenti e cliccare su Da, quindi confermare con OK. Per selezionare più mittenti è sufficiente tenere premuto il tasto CTRL e cliccare con il pulsante sinistro del mouse. Torniamo così alla finestra che ci consente di proseguire la procedura guidata di creazione della regola. Andiamo al passaggio successivo con un click su Avanti.

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Questo passaggio consente di specificare quale azione deve essere eseguita sui messaggi provenienti dal mittente che abbiamo appena selezionato. Applichiamo un segno di spunta accanto alla casella Sposta il messaggio nella cartella specificata, quindi scegliamo la cartella di destinazione esattamente come abbiamo fatto poco fa per il mittente. Clicchiamo sul link attivo nella descrizione (sulla parola "specificata") e selezioniamo la cartella tra quelle disponibili. Possiamo quindi proseguire nella procedura guidata.

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Siamo arrivati alla schermata delle Eccezioni. Qui possiamo specificare in quali casi, nonostante il messaggio provenga dal mittente selezionato, non debba essere applicata la regola. Non è obbligatorio, possiamo anche passare oltre cliccando su Avanti. Siamo finalmente giunti all’ultimo step. E’ possibile dare un nome alla regola appena creata e decidere di applicarla anche ai messaggi che già sono nella cartella posta in arrivo. In questo caso basta abilitare la relativa casella. Cliccando su Fine si completa la procedura guidata di creazione nuova regola.

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Resta un’ultima operazione: dalla finestra Regole e avvisi dobbiamo cliccare su Applica per rendere attiva la regola appena creata. D’ora in avanti, tutti messaggi provenienti dal mittente specificato saranno automaticamente spostati nell’apposita cartella.

Alessandro Bosco

Inserito il 24 di April 2008 in OutLook
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Outlook, come creare e gestire i moduli

Outlook è il PIM (Personal Information Manager) d'elezione per gli utilizzatori di Microsoft Office, ma le funzioni di base preimpostate possono non soddisfare appieno le diverse esigenze.

Outlook_progetta_modulo

In Outlook 2007 in realtà, oltre alle diverse opzioni, è semplicissimo personalizzare anche i moduli veri e propri, in modo che aderiscano del tutto alle proprie esigenze. In questo modo è possibile adattare a bisogni specifici le interfacce di Contatti, Attività, Note, Diario inserendo non solo nuovi tab, ma modificando a piacere i campi che i Tab contengono.

Per procedere in questo senso con i Contatti - solo per fare un esempio - basta selezionare dal menu Strumenti la voce Moduli e quindi Progetta modulo...

 

A questo punto si apre un Tab denominato Sviluppo. Non bisogna lasciarsi impressionare perché le impostazioni di abse che qui spieghiamo non richiederanno la scrittura di codice, ma semplicemente di seguire alcuni passaggi.

Fate clic su Selezione Campi e spostatevi sul Tab "p.2", attivate il controllo Selezione campi e da qui scegliete quelli che volete integrare. Per portarli all'interno del vostro modulo basta trascinarli all'interno dell'area punteggiata. Tenete presente che se il campo che vi interessa non è presente potete comunque crearlo ex-novo, basta fare clic su "Nuovo..." in basso a sinistra, ma verificate comunque che non sia semplicemente catalogato sotto un'altra voce. Per rinominare il Tab che state creando o modificando, dovete selezionare dalla barra dei menu Progettazione e di seguito Rinomina pagina.

A questo punto dalla sezione sul Ribbon denominata Disponi potrete decidere se i campi da voi scelti o creati devono rimanere visibili in primo piano ed eventualmente anche l'ordine di tabulazione che il programma seguirà per passare da una sezione a un'altra.

Outlook_selezione_campi

Inoltre sarà possibile personalizzare colori e formati dell'interfaccia, la procedura in questo caso è identica a quella che siete abituati a seguire con altri programmi di Office, non richiede spiegazioni specifiche

Terminata anche questa operazione non resta che pubblicare il nuovo Modulo.

 

Per farlo, dal Ribbon dovrete andare alla voce Modulo/Pubblica. Si aprirà quindi una finestra che vi chiederà di salvare quanto avete fatto sotto la voce "Cerca in: Cartelle di Outlook".

Outlook_salvomodulo

Prima di utilizzare il vostro Outlook "modificato" secondo le preferenze potete testare il Modulo nuovo inviando il comando Esegui Modulo tramite l'apposito pulsante.

 

Se tutto procede come volevate dovrebbe aprirsi una nuova finestra con inserito nel menu proprio la vostra nuova Voce, con i campi pronti da riempire e usare.

 

La procedura qui indicata nella sostanza è valida anche per Outlook 2003. Ricordiamo infine che Outlook integra in questa sezione buona parte delle funzioni di programmazione di Visual Basic.

 

Inserito il 17 di March 2008 in OutLook
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Outlook, l'archiviazione dei dati

Anche la casella di posta prima o poi "scoppia". Lo spazio per immagazzinare e-mail, contatti, appuntamenti e attività non è illimitato. Da un lato si potrebbe cancellare qualcosa, dall'altro è difficile (e rischioso) scegliere quali informazioni conservare. In questi casi la cosa migliore da fare è procedere con l'archiviazione. Outlook mette a disposizione uno strumento di Archiviazione automatica. Dalla casella di posta basta scegliere una cartella, premere il tasto destro, e visualizzare Proprietà/AutoArchiviazione per impostare il salvataggio automatico degli item secondo le impostazioni predefinite (Outlook è preimpostatoin modo da inviare un reminder agli utenti ogni 14 giorni).

   

Archiviazione_automatica_2

Il client consente sia di cancellare i messaggi dalla posizione originale sia di conservarli, permette anche la visualizzazione degli archivi di posta creati all'interno del programma.

Se si preferisce controllare dall'inizio alla fine la procedura e si vuole fare una copia di tutte le cartelle dell'account, risulta alla fine più semplice partire da File/Archivio e solo una volta entrati in quel menu procedere scegliendo le cartelle e dove salvare il file di archivio. E' possibile scegliere quali dati escludere dal backup secondo un criterio temporale e se salvare anche le sottocartelle.Outlook salva questi dati in un file con estensione PST.

Archivio_dafile_4 Questo documento di default è conservato in LocalSettings\ ApplicationData\ Microsoft\ Outlook\(senza gli spazi dopo la barra).

Per il ripristino potrete procedere sia dal menu File/Importa ed esporta, scegliendo da importare il file PST precedentemente salvato; probabilmente il vostro client avrà ancora conservato dei dati che avete messo al sicuro, in questo caso potete, a priori, lasciare indicazione su come dovrà comportarsi in caso di duplicati: se dovranno essere sostituiti i duplicati del client, registrando i nuovi record se consentire la duplicazione, oppure se non importare alcun dato che risulti essere duplicato.

In alternativa si può anche procedere da File/Apri, dare istruzioni al programma su quale sia il file da ripristinare e fare clic su OK.

Ripristino

La cartella comparirà nell'elenco e sarà possibile espanderla. Quando tutti i livelli sono visibili, i dati saranno disponibili nel riquadro a destra. Si può trascinare la cartella fino a sovrapporla al corrispondente originale o seguire la stessa procedura, ma con i singoli dati (la selezione multipla è possibile tenendo premuto il tasto CTRL).

Inserito il 18 di February 2008 in OutLook
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