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Collaborare con SharePoint

Documenti

Abbiamo già accennato all’esistenza di due siti, all’interno di Office 365, un Sito del Team e un Sito Web. Di quest’ultimo abbiamo già scoperto le principali caratteristiche e finalità, scopriamo allora adesso qualcosa in più sul Sito del Team.

Si tratta di un vero e proprio sito, quindi dotato di una homepage e di pagine di secondo livello, con la possibilità di condividere rapidamente documenti Word, Excel, Powerpoint e OneNote, ma anche messaggi su una bacheca virtuale, aggiornare un blog interno e pianificare riunioni e attività comuni in modo rapido e semplificato.

L’area di lavoro si compone di diversi elementi, tutti parimenti importanti e con i quali è bene familiarizzare: nella parte superiore abbiamo a disposizione una barra degli strumenti che permette di apportare modifiche alla pagina corrente (homepage), sfogliare i contenuti del sito e cambiare impostazioni generali del sito del Team. In base alla voce selezionata vedremo apparire una ulteriore barra degli strumenti, nel caso della foto sottostante abbiamo scelto di visualizzare quella relativa al comando Modifica.

Sito-del-team-barra-degli-sturmenti

La parte sinistra della pagina è riservata al menu, ovvero alla struttura del Sito del Team: possiamo infatti leggere il collegamento alla Homepage, oltre a quello per la creazione di una nuova pagina. Abbiamo poi la sezione dedicata ai Documenti, che vedremo in dettaglio tra poco, quindi il Cestino e un ultimo link per visualizzare Tutto il contenuto del sito.

Sito-del-team-barra-menui

Al centro si trova la bacheca cui accennavamo poco fa: possiamo inserire un post, un messaggio che sarà poi visibile dagli altri membri del team. Nel nostro esempio abbiamo digitato un messaggio di benvenuto nell’ampia casella di testo e inviato alla bacheca con il pulsante Post. Poco più sotto troviamo l’elenco dei documenti attualmente condivisi.

Sito-del-team-bacheca

Portiamoci con un click sul link Documenti nella relativa sezione. Qui troviamo facilmente le icone che identificano le Web App per la produttività di Office 365, ovvero Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Cliccando su una di esse avviamo la relativa applicazione. Difficilmente riusciremo a distinguerla dalla versione tradizionale: possiamo lavorare al nostro documento come faremmo con Office per desktop, e una volta terminato, salvare il file. Se ancora non compare nell’elenco dei documenti, clicchiamo sul link a lato (Documenti) per aggiornare la pagina.

Nuovo-documento-excel-web-app

Questi documenti sono condivisi tra tutti i membri del Team, che posso accedervi entrando con i rispettivi account Office 365: possono aprire i file, modificarli e aggiornarli, oppure scaricarne sul computer in uso una copia da consultare anche in modalità offline.

A questo punto il Sito del Team ha un messaggio in bacheca (homepage) e due documenti condivisi.

Un’ultima segnalazione: dalla barra degli strumenti clicchiamo su Azioni, quindi su Impostazioni sito. SI apre una nuova finestra che mostra tutte le opzioni disponibili per modificare a vari livelli il sito del Team: per il momento notiamo solamente che sotto il titolo Informazioni sito è possibile vedere l’indirizzo Web del sito, in modo tale che sia facilmente comunicabile ed identificabile, inclusa la versione per dispositivi mobili quali smartphone e tablet.


Informazioni-sito-team

Alessandro Bosco

Inserito il 15 di January 2012 in Web/Tech
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E adesso pubblichiamo sul Web

Home-calendario

Nel post precedente abbiamo imparato a usare il calendario di Outlook Web App, creando un nuovo evento cui abbiamo invitato i nostri collaboratori per una riunioni di briefing. Ma si può andare oltre, ad esempio pubblicando sul Web il calendario rendendolo così accessibili a tutti o solo ad utenti selezionati.

Ci troviamo già all’interno del calendario. Clicchiamo sul link Condividi per aprire il relativo menu: l’elenco delle voci disponibili ci offre diverse possibilità, dalla creazione di un nuovo calendario, alla condivisione (mediante invio di email), alla modifica dei permessi. Ma quel che ci serve in questo caso è l’ultima voce, ovvero Pubblica questo calendario Internet.

Menu

Si apre una nuova finestra pop up (se non si è aperta controllate di non aver attivo il blocco dei pop up): da qui possiamo decidere il livello di completezza delle informazioni che vogliamo siano pubblicate. Nel nostro caso scegliamo Dettagli completi. L’arco di tempo predefinito è di 6 mesi (3 prima della data corrente e 3 dopo), lasciamolo così. L’opzione successiva riguarda il livello di accesso: Con restrizioni significa che solo gli utenti che riceveranno un apposito link potranno visualizzare il calendario, viceversa Pubblico rende il calendario accessibile a chiunque si colleghi all’indirizzo generato al termine di questa procedura. Selezioniamo questa seconda opzione.

Pubblicazione-calendario-internet

Ora non ci resta che avviare la pubblicazione con l’apposito link. In pochi secondi vengono generati due Url, il primo serve per sottoscrivere il calendario, ovvero per ricevere automaticamente eventuali modifiche e aggiornamenti, il secondo è l’indirizzo vero e proprio al quale poter visualizzare il calendario. Per verificare ci basta copiare e incollare questo Url all’interno della barra degli indirizzi del nostro browser Web.

Indirizzi-calendario-web

Il calendario è pubblicato sul Web e accessibile a tutti gli utenti a cui avremo mandato il relativo indirizzo, con piena libertà di condividerlo con altri utenti, senza restrizioni. Se gli eventi in calendario saranno modificati, ad esempio spostando l’orario di una riunione, un aggiornamento verrà inviato ai partecipanti e il calendario sul Web sarà ugualmente aggiornato in modo automatico e immediato.

Alessandro Bosco

Inserito il 9 di January 2012 in Web/Tech
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Il calendario online di Outlook Web App

Calendario-home

Siamo all’inizio dell’anno e sicuramente avrete già appeso alle pareti i nuovi calendari per il 2012. Ma c’è un altro calendario di cui vogliamo parlare oggi e precisamente quello di Outlook Web App, ovvero di Office 365.

Il calendario di Outlook non serve naturalmente a onorare i Santi, quanto piuttosto per annotare impegni, appuntamenti e riunioni di lavoro, e non, magari potendo sincronizzare il tutto con il proprio smartphone per avere sempre sotto controllo la situazione. Dalla homepage possiamo cliccare direttamente sul link Calendario a nostra disposizione già in questa schermata. In alternativa è possibile accedere al Calendario anche da Outlook, come avevamo spiegato in un precedente post.

Homepage-calendario-office

Si apre dunque il calendario di Outlook Web App con il giorno corrente in primo piano e relative fasce orarie. Sulla parte sinistra il datario, che si può “navigare” giorno per giorno o di mese in mese. Nella parte alta troviamo i comandi per creare un nuovo appuntamento, eliminarne uno pre-esistente, modificare la visualizzazione e altre opzioni che scopriremo più avanti.

Calendario-office-365

Creiamo un nuovo evento: clicchiamo sulla freccina associata a Nuovo e dal menu a tendina possiamo scegliere se si tratta di un appuntamento, una riunione o un messaggio da spedire ai nostri contatti. In questo caso selezioniamo Riunione. Si apre un pop up, ovvero una nuova finestra di internet Explorer con la scheda relativa al nuovo evento: abbiamo una doppia possibilità, appuntamento “semplice” oppure Assistente pianificazione, che consente di conoscere preventivamente gli impegni di ciascun partecipante all’incontro, in modo tale da evitare sovrapposizioni problematiche che potrebbero comportare l’impossibilità di partecipazione. In questo caso restiamo nella scheda Appuntamento: troviamo i campi per l’aggiunta dei partecipanti, che possono essere già selezionati come obbligatori (campo A…) o Facoltativi.

Nuova-riunione

E’ possibile inserirli manualmente o più facilmente cliccando sulla relativa intestazione. Il campo Risorse serve per specificare se siano necessarie particolari attrezzatura (proiettore, computer, lavagne etc…), mentre in Posizione va indicato il luogo ove fisicamente si terrà la riunione (una sala, un indirizzo…). A questo punto si possono specificare ora di inizio e di fine riunione (o eventualmente se questa impegna per l’intera giornata), il preavviso con cui ricevere un promemoria e lo status dell’utente visibile a chi consulterà questo evento all’interno delle pianificazioni. Come ultima cosa è possibile scrivere il testo della convocazione, il messaggio che riceveranno tutti i partecipanti precedentemente specificati.

Calendario-aggiornato

Siamo pronti per inviare la convocazione alla riunione. In alto troviamo il pulsante Invia. L’evento è memorizzato in Calendario e possiamo verificarlo immediatamente dal fatto che il giorno in cui ci sarà la riunione è segnalato in grassetto nel datario.

Alessandro Bosco

Inserito il 3 di January 2012 in Web/Tech
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