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Il calendario online di Outlook Web App

Calendario-home

Siamo all’inizio dell’anno e sicuramente avrete già appeso alle pareti i nuovi calendari per il 2012. Ma c’è un altro calendario di cui vogliamo parlare oggi e precisamente quello di Outlook Web App, ovvero di Office 365.

Il calendario di Outlook non serve naturalmente a onorare i Santi, quanto piuttosto per annotare impegni, appuntamenti e riunioni di lavoro, e non, magari potendo sincronizzare il tutto con il proprio smartphone per avere sempre sotto controllo la situazione. Dalla homepage possiamo cliccare direttamente sul link Calendario a nostra disposizione già in questa schermata. In alternativa è possibile accedere al Calendario anche da Outlook, come avevamo spiegato in un precedente post.

Homepage-calendario-office

Si apre dunque il calendario di Outlook Web App con il giorno corrente in primo piano e relative fasce orarie. Sulla parte sinistra il datario, che si può “navigare” giorno per giorno o di mese in mese. Nella parte alta troviamo i comandi per creare un nuovo appuntamento, eliminarne uno pre-esistente, modificare la visualizzazione e altre opzioni che scopriremo più avanti.

Calendario-office-365

Creiamo un nuovo evento: clicchiamo sulla freccina associata a Nuovo e dal menu a tendina possiamo scegliere se si tratta di un appuntamento, una riunione o un messaggio da spedire ai nostri contatti. In questo caso selezioniamo Riunione. Si apre un pop up, ovvero una nuova finestra di internet Explorer con la scheda relativa al nuovo evento: abbiamo una doppia possibilità, appuntamento “semplice” oppure Assistente pianificazione, che consente di conoscere preventivamente gli impegni di ciascun partecipante all’incontro, in modo tale da evitare sovrapposizioni problematiche che potrebbero comportare l’impossibilità di partecipazione. In questo caso restiamo nella scheda Appuntamento: troviamo i campi per l’aggiunta dei partecipanti, che possono essere già selezionati come obbligatori (campo A…) o Facoltativi.

Nuova-riunione

E’ possibile inserirli manualmente o più facilmente cliccando sulla relativa intestazione. Il campo Risorse serve per specificare se siano necessarie particolari attrezzatura (proiettore, computer, lavagne etc…), mentre in Posizione va indicato il luogo ove fisicamente si terrà la riunione (una sala, un indirizzo…). A questo punto si possono specificare ora di inizio e di fine riunione (o eventualmente se questa impegna per l’intera giornata), il preavviso con cui ricevere un promemoria e lo status dell’utente visibile a chi consulterà questo evento all’interno delle pianificazioni. Come ultima cosa è possibile scrivere il testo della convocazione, il messaggio che riceveranno tutti i partecipanti precedentemente specificati.

Calendario-aggiornato

Siamo pronti per inviare la convocazione alla riunione. In alto troviamo il pulsante Invia. L’evento è memorizzato in Calendario e possiamo verificarlo immediatamente dal fatto che il giorno in cui ci sarà la riunione è segnalato in grassetto nel datario.

Alessandro Bosco

Inserito il 3 di January 2012in Web/Tech
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