Collaborare con SharePoint

Abbiamo già accennato all’esistenza di due siti, all’interno di Office 365, un Sito del Team e un Sito Web. Di quest’ultimo abbiamo già scoperto le principali caratteristiche e finalità, scopriamo allora adesso qualcosa in più sul Sito del Team.

Si tratta di un vero e proprio sito, quindi dotato di una homepage e di pagine di secondo livello, con la possibilità di condividere rapidamente documenti Word, Excel, Powerpoint e OneNote, ma anche messaggi su una bacheca virtuale, aggiornare un blog interno e pianificare riunioni e attività comuni in modo rapido e semplificato.

L’area di lavoro si compone di diversi elementi, tutti parimenti importanti e con i quali è bene familiarizzare: nella parte superiore abbiamo a disposizione una barra degli strumenti che permette di apportare modifiche alla pagina corrente (homepage), sfogliare i contenuti del sito e cambiare impostazioni generali del sito del Team. In base alla voce selezionata vedremo apparire una ulteriore barra degli strumenti, nel caso della foto sottostante abbiamo scelto di visualizzare quella relativa al comando Modifica.

La parte sinistra della pagina è riservata al menu, ovvero alla struttura del Sito del Team: possiamo infatti leggere il collegamento alla Homepage, oltre a quello per la creazione di una nuova pagina. Abbiamo poi la sezione dedicata ai Documenti, che vedremo in dettaglio tra poco, quindi il Cestino e un ultimo link per visualizzare Tutto il contenuto del sito.

Al centro si trova la bacheca cui accennavamo poco fa: possiamo inserire un post, un messaggio che sarà poi visibile dagli altri membri del team. Nel nostro esempio abbiamo digitato un messaggio di benvenuto nell’ampia casella di testo e inviato alla bacheca con il pulsante Post. Poco più sotto troviamo l’elenco dei documenti attualmente condivisi.

Portiamoci con un click sul link Documenti nella relativa sezione. Qui troviamo facilmente le icone che identificano le Web App per la produttività di Office 365, ovvero Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Cliccando su una di esse avviamo la relativa applicazione. Difficilmente riusciremo a distinguerla dalla versione tradizionale: possiamo lavorare al nostro documento come faremmo con Office per desktop, e una volta terminato, salvare il file. Se ancora non compare nell’elenco dei documenti, clicchiamo sul link a lato (Documenti) per aggiornare la pagina.

Questi documenti sono condivisi tra tutti i membri del Team, che posso accedervi entrando con i rispettivi account Office 365: possono aprire i file, modificarli e aggiornarli, oppure scaricarne sul computer in uso una copia da consultare anche in modalità offline.

A questo punto il Sito del Team ha un messaggio in bacheca (homepage) e due documenti condivisi.

Un’ultima segnalazione: dalla barra degli strumenti clicchiamo su Azioni, quindi su Impostazioni sito. SI apre una nuova finestra che mostra tutte le opzioni disponibili per modificare a vari livelli il sito del Team: per il momento notiamo solamente che sotto il titolo Informazioni sito è possibile vedere l’indirizzo Web del sito, in modo tale che sia facilmente comunicabile ed identificabile, inclusa la versione per dispositivi mobili quali smartphone e tablet.

Alessandro Bosco