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La posta di Outlook su smartphone

Posta-su-smartphone-exchange

Office 365 consente di accedere ai propri file, così come alle email, da qualsiasi computer collegato a Internet e in qualunque momento. E qual è il modo più veloce per leggere la posta quando si è in giro, magari per lavoro? Naturalmente utilizzando il proprio smartphone. Vediamo come fare

Dalla Home del nostro account Office 365 portiamoci in Outlook Web App, quindi clicchiamo su Opzioni che si trova nella parte estrema destra della finestra. Dal menu contestuale selezioniamo Tutte le opzioni. Ci troviamo davanti al pannello di controllo del nostro account: da qui è possibile modificare e controllare praticamente qualsiasi impostazione relativa alla posta elettronica. In questo caso cerchiamo la voce Telefono nel menu a sinistra e attiviamola con un click.

Opzioni-smartphone-outlook

Naturalmente l’elenco dei dispositivi collegati è vuoto, quindi provvediamo subito ad aggiungerne uno. Nel nostro caso utilizziamo un Samsung Galaxy Note con sistema operativo Google Android, ma la procedura è pressoché uguale per tutti i modelli e sistemi operativi. I link disponibili in questa pagina dovrebbero aiutarci nella configurazione dell’account sul telefono, ma abbiamo incontrato qualche difficoltà a causa di contenuti mancanti. Vi suggeriamo quindi di aprire questa pagina, contenuta nella guida in linea di Office 365: http://help.outlook.com/it-it/140/cc511380.aspx

Prima di passare alla procedura di configurazione, dobbiamo fare una precisazione: esistono diversi tipi di account di posta elettronica, POP, IMAP ed Exchange. Se il proprio smartphone (e vale per la maggior parte dei più recenti) li supporta tutti, occorre scegliere quale impostare. Tenete conto che nel caso dei primi due (POP3 e IMAP4) potrete sincronizzare solo i messaggi di posta elettronica ricevuti – banalmente leggere e inviare email -, con un account Microsoft Exchange, invece potrete sincronizzare anche contatti, calendario e attività. E’ questa seconda opzione che proveremo ora ad attuare.

Configurazione-account-echange

Passiamo allora al nostro smartphone. La prima cosa da fare è specificare indirizzo email e relativa password: nel nostro caso l’indirizzo è officina@netmediaeurope.onmicrosoft.com ovvero il nostro ID Microsoft Online Services. Andiamo al passaggio successivo e scegliamo l’opzione Microsoft Exchange ActiveSync. Durante il processo di verifica delle impostazioni appare una finestra di dialogo che chiede il consenso per il controllo da remoto del telefono.

Controllo-remoto

Torneremo più avanti su questo punto, per ora confermiamo con OK e proseguiamo. Possiamo decidere diversi parametri relativi ai dati che vogliamo sincronizzare e alla frequenza di aggiornamento.

Impostazioni-account-notifiche

Diamo un nome all’account e concludiamo la procedura di configurazione. Immediatamente riceviamo un messaggio in cui ci viene chiesto di attivare l’Amministratore del telefono (vedi foto sotto): si tratta del controllo da remoto cui accennavamo in precedenza. In poche parole stiamo attivando un servizio che ci permetterà, tramite il nostro account sul Web, di controllare i messaggi e le password relative all’account: è una forma di protezione nel caso in cui ci venisse sottratto o perdessimo lo smartphone per impedire a chiunque di accedere alle nostre email.

Attivazione-amministratore-telefono

Attiviamo questo servizio. L’account è finalmente correttamente configurato e pronto per ricevere e inviare nuove email.

Ora torniamo alla pagina di Opzioni dell’account, nel nostro browser Web, aggiorniamola ed ecco comparire, nell’elenco dei dispositivi, proprio il nostro smartphone. Se lo selezioniamo e clicchiamo su Avvia Registrazione possiamo memorizzare in un apposito registro, tutte le interazioni intercorse tra lo smartphone e Microsoft Exchange, che potranno essere poi ricevute via email in allegato. Utile per monitorare eventuali intrusioni nel proprio account.

Elenco-telefoni

 

Alessandro Bosco

Inserito il 21 di December 2011 in Web/Tech
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Office 365, sicurezza made in UE

Office-365,-sicurezza-made-in-UE

Office 365, ormai lo sappiamo, vive nel cloud, ovvero sul Web. Ma cosa succede ai nostri dati e documenti quando li salviamo sui server Microsoft? Sono davvero al sicuro? Come vengono protetti e messi al riparo da occhi indiscreti?

Se avete di questi dubbi, troverete certamente risposte all'interno di Trust Center Office 365, il nuovo sito - o meglio una sezione dedicata del sito ufficiale di Office 365 -  che Microsoft ha lanciato (al momento solo in lingua inglese) per spiegare in modo esaustivo tutto quel che riguarda la sicurezza e la tutela della privacy degli utenti registrati.

Microsoft ha deciso di adeguare le policies di sicurezza di Office 365 ai regolamenti sulla privacy e la protezione dei dati emanati dall’Unione Europea ed in particolare saranno rispettati i requisiti previsti per le Clausole modello UE, che permettono ai clienti di certificare la conformità alla Direttiva della Commissione Europea sulla protezione dei dati, oltre che all’ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) attualmente in vigore negli Stati Uniti.

Alessandro Bosco

Inserito il 19 di December 2011 in Web/Tech
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Due siti al prezzo di uno!

Sito Web Office 365

Tra gli strumenti che Office 365 mette a disposizione ce n’è uno sicuramente meno conosciuto di Word o Excel o Outlook, ma che può rivelarsi davvero molto utile, soprattutto quando si opera online. Con Sharepoint è infatti possibile collaborare e condividere con altri utenti, colleghi, dipendenti o clienti che siano, molte informazioni e di diversa natura. In particolare questo è possibile mediante siti Web, uno per uso interno (Sito del Team), l’altro pubblico (Sito Web). Diamoci da fare!

Ci troviamo come di consueto nella Home del nostro account Office 365. Tra le aree troviamo proprio le due di cui ci stiamo occupando, ovvero Sito del team e Sito web. Nel primo caso si tratta di un ambiente condiviso tra gli utenti del team tramite il quale poter accedere agli stessi documenti, modificarli e renderli disponibili agli altri in qualsiasi momento e da qualunque computer collegato a Internet; nel secondo abbiamo la possibilità di pubblicare un vero e proprio sito Web aziendale, con un indirizzo che richiama il nostro ID Microsoft Online Services e quindi di fatto il nome dell’azienda.

Sito-web-office-365


Dal menu principale – ricordate? E’ quello in alto – clicchiamo su Sito del team, quindi sulla label Sito Web come mostrato nella foto qui sopra. Ci troviamo davanti alla struttura predefinita del sito, che prevede le pagine Chi siamo, Contattaci, Home page e Mappa del sito. Per vedere come si presenta al momento il sito Web clicchiamo sulla label Pagine, quindi su Visualizza: si apre una nuova scheda con la homepage del sito che stiamo creando. Come possiamo vedere Office 365 ci dà alcune utili indicazioni su come impostare le pagine o, per meglio dire, cosa scrivere nelle diverse aree della pagina: sono solo suggerimenti, in alcun modo vincolanti, ma per iniziare vale la pena di seguirli.

Struttura-del-sito

Da qui non è possibile modificare le pagine; per farlo dobbiamo tornare nella scheda precedente, quella con la struttura del sito. Clicchiamo sul link relativo alla pagina Contattaci: quella che ci troviamo davanti è la pagina dei contatti come è attualmente visualizzata nel browser web. Possiamo modificare il testo predefinito semplicemente cliccando all’interno dell’area delimitata dal bordo rosso tratteggiato e digitando il nuovo testo. Supponiamo di voler essere contattati dai nostri clienti esclusivamente tramite email: possiamo decidere di mostrare una semplice frase che invita a utilizzare il nostro indirizzo di posta elettronica, ma esiste anche un’alternativa più…professionale.

Contattaci

Portiamoci nella label Inserisci. Tra la barra degli strumenti cerchiamo il comando Contattaci – è facile da riconoscere perché mostra un’icona di busta da lettera - e attiviamola con un click. Specifichiamo, nella nuova finestra che si apre, l’indirizzo (o più d’uno separandoli con punto e virgola) a cui vogliamo siano inviate le richieste degli utenti, quindi confermiamo cliccando su Salva.

Gadget-contattaci

Nella nostra pagina Contattaci appare ora un form (area delimitata da bordo blu tratteggiato) con una serie di campi (non modificabili) che l’utente dovrà compilare per poter inviare la sua richiesta di informazioni. Abbiamo appena inserito un Gadget. Ne esistono altri, che possiamo scoprire cliccando su Altri gadget nella barra degli strumenti.

A questo punto vogliamo vedere come appare la nostra pagina online: clicchiamo sull’icona che si trova nell’angolo alto a sinistra della pagina. Ci viene chiesto di salvare le modifiche, facciamolo e controlliamo, nella nuova finestra che si apre, il risultato del nostro intervento. Possiamo chiudere la finestra.

Se non siamo soddisfatti e vogliamo eliminare il gadget Contattaci ci basta cliccare su di esso con il tasto destro del mouse e scegliere Elimina.

Elimina-gadget

Alessandro Bosco

Inserito il 13 di December 2011 in Web/Tech
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Creare Regole per la posta in arrivo

Creare-Regole-posta-in-arrivo

Abbiamo visto come Outlook all’interno di Office 365 non sia poi molto diversa come applicazione da quella classica per desktop, fatta eccezione per alcuni aspetti dell’interfaccia utente. Ad accomunare i due client c’è anche la possibilità di creare delle regole per filtrare, smistare e organizzare in modo automatico la posta in arrivo. Scopriamo subito come creare regole per la posta in arrivo in Outlook Web App.

Per prima cosa portiamoci in Outlook cliccando sul link nella parte alta della pagina, come abbiamo già imparato a fare. A questo punto nell’angolo alto a destra troviamo la voce Opzioni: clicchiamola per aprire il relativo menu, quindi selezioniamo Crea Regola per la posta in arrivo.

Opzioni-creazione-regola

Anche in questo caso la finestra ci propone una pagina che ricorda molto quella omologa in Outlook. Per iniziare clicchiamo sulla freccia accanto a Nuovo e scegliamo la prima tra le opzioni disponibili, ovvero Crea nuova regola per i messaggi in arrivo.

Il primo passaggio consiste nel decidere quale regola applicare: il primo menu a tendina offre diverse alternative che possono adattarsi alle proprie esigenze; possiamo scegliere, ad esempio, come criterio parole o frasi contenute nell’oggetto delle email in arrivo, nel corpo del messaggio, oppure con il nostro nome nel campo Destinatario, o ancora decidere di applicare questa regola a tutti i messaggi in arrivo indistintamente. In questo caso scegliamo l’opzione Include le seguenti parole nell’oggetto e proseguiamo. Digitiamo nell’apposito campo la parola (ma possono essere anche più d’una) che vogliamo sia il criterio in base al quale applicare la regola che stiamo creando e aggiungiamola all’elenco cliccando sull’icona che raffigura un + verde. Alla fine confermiamo con OK.

Nuova-regola-posta-in-arrivo

Ora definiamo l’azione da eseguire quando il criterio appena impostato viene soddisfatto, ovvero nel nostro caso quando una email in arrivo contiene nell’oggetto la parola “fattura”. Dal secondo menu a tendina scegliamo una delle opzioni disponibili. Attenzione, tra queste c’è anche Invia messaggio di testo a, che consente l’invio di un SMS a un numero di cellulare: questa opzione, al momento di scrivere questo post, non è attivabile per gli utenti italiani. Noi scegliamo di spostare il messaggio in una cartella specifica. Possiamo optare per una di quelle già esistenti o crearne una nuova: clicchiamo su Nuova cartella, nominiamola Fatture 2011 e confermiamo con OK.

A questo punto non resta che concludere dando un nome alla Regola appena creata. Eventualmente si può anche aggiungere un’eccezione, ovvero sospendere l’applicazione della regola in determinati casi. Ecco fatto, la regola è stata creata e d'ora in poi tutti i messaggi che contengono la parola Fattura nell'oggetto saranno automaticamente spostati nella cartella Fatture 2011.

Alessandro Bosco

Inserito il 6 di December 2011 in Web/Tech
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Office per iPad, vero o falso?

Office-ipad

Bartali e Coppi, Beatles e Rolling Stones, Senna e Prost. Tutte rivalità storiche che sono diventate leggenda con il passare del tempo e che hanno diviso tifosi e appassionati. Nell’IT due colossi a confronto sono senz’altro Microsoft e Apple, rivali sui mercati e nelle nostre case, capaci di dividere il pubblico in fazioni quasi calcistiche.

Le sfide non si contano più, dai personal computer al mondo mobile, passando per i servizi web based. Avrà mai fine questa rivalità? Potranno un giorno incontrarsi, fare business insieme? Mai dire mai. Per il momento è uscita un’indiscrezione, riportata dal quotidiano Daily, secondo  cui Microsoft starebbe lavorando a una versione di Office per iPad. Proprio così, la suite Office disponibile su App Store per il tablet di Apple. L’app potrebbe essere rilasciata in una versione light gratuita, con funzionalità ridotte, per indurre gli utenti ad acquistare quindi la licenza full a un prezzo che potrebbe aggirarsi intorno ai 10 dollari. Ad oggi le Office Web Apps per utenti Mac consentono solo la visualizzazione dei documenti e non la modifica.

Al momento non ci sono conferme né smentite circa questo possibile “approdo” in terra nemica, ma qualora dovesse verificarsi gli utenti avrebbero sicuramente un’alternativa alla suite di produttività iWorks di Apple. E questo, in un mercato liberal, non può che essere un fattore positivo.

Ma il dubbio resta. Chi ha più da guadagnare dalla presenza di Office sugli iPad? Microsoft o Apple? Difficile rispondere ora: un po’ come la famosa foto in cui Coppi e Bartali si scambiano una borraccia… chi ha aiutato chi? Non si saprà mai e forse questo è il bello delle leggende…

Microsoft-apple

 

Alessandro Bosco

Inserito il 1 di December 2011 in Web/Tech
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