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Creare Regole per la posta in arrivo

Creare-Regole-posta-in-arrivo

Abbiamo visto come Outlook all’interno di Office 365 non sia poi molto diversa come applicazione da quella classica per desktop, fatta eccezione per alcuni aspetti dell’interfaccia utente. Ad accomunare i due client c’è anche la possibilità di creare delle regole per filtrare, smistare e organizzare in modo automatico la posta in arrivo. Scopriamo subito come creare regole per la posta in arrivo in Outlook Web App.

Per prima cosa portiamoci in Outlook cliccando sul link nella parte alta della pagina, come abbiamo già imparato a fare. A questo punto nell’angolo alto a destra troviamo la voce Opzioni: clicchiamola per aprire il relativo menu, quindi selezioniamo Crea Regola per la posta in arrivo.

Opzioni-creazione-regola

Anche in questo caso la finestra ci propone una pagina che ricorda molto quella omologa in Outlook. Per iniziare clicchiamo sulla freccia accanto a Nuovo e scegliamo la prima tra le opzioni disponibili, ovvero Crea nuova regola per i messaggi in arrivo.

Il primo passaggio consiste nel decidere quale regola applicare: il primo menu a tendina offre diverse alternative che possono adattarsi alle proprie esigenze; possiamo scegliere, ad esempio, come criterio parole o frasi contenute nell’oggetto delle email in arrivo, nel corpo del messaggio, oppure con il nostro nome nel campo Destinatario, o ancora decidere di applicare questa regola a tutti i messaggi in arrivo indistintamente. In questo caso scegliamo l’opzione Include le seguenti parole nell’oggetto e proseguiamo. Digitiamo nell’apposito campo la parola (ma possono essere anche più d’una) che vogliamo sia il criterio in base al quale applicare la regola che stiamo creando e aggiungiamola all’elenco cliccando sull’icona che raffigura un + verde. Alla fine confermiamo con OK.

Nuova-regola-posta-in-arrivo

Ora definiamo l’azione da eseguire quando il criterio appena impostato viene soddisfatto, ovvero nel nostro caso quando una email in arrivo contiene nell’oggetto la parola “fattura”. Dal secondo menu a tendina scegliamo una delle opzioni disponibili. Attenzione, tra queste c’è anche Invia messaggio di testo a, che consente l’invio di un SMS a un numero di cellulare: questa opzione, al momento di scrivere questo post, non è attivabile per gli utenti italiani. Noi scegliamo di spostare il messaggio in una cartella specifica. Possiamo optare per una di quelle già esistenti o crearne una nuova: clicchiamo su Nuova cartella, nominiamola Fatture 2011 e confermiamo con OK.

A questo punto non resta che concludere dando un nome alla Regola appena creata. Eventualmente si può anche aggiungere un’eccezione, ovvero sospendere l’applicazione della regola in determinati casi. Ecco fatto, la regola è stata creata e d'ora in poi tutti i messaggi che contengono la parola Fattura nell'oggetto saranno automaticamente spostati nella cartella Fatture 2011.

Alessandro Bosco

Inserito il 6 di December 2011in Web/Tech
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