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Outlook Web App, qualcosa di familiare…

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Tra le applicazioni di Office 365 Outlook occupa una posizione centrale. Chi già utilizza il client Microsoft per consultare e gestire posta elettronica, appuntamenti, agenda e contatti, non avrà alcuna difficoltà a ritrovarsi, perché di fatto l’interfaccia utente è la stessa. Per tutti gli altri, ecco una breve panoramica.

Dalla schermata principale clicchiamo su Outlook nella barra in alto ed ecco apparire Outlook Web App. La pagina può essere suddivisa in tre aree dedicate rispettivamente alla struttura dell’account a sinistra, all’elenco delle email al centro e al testo del messaggio selezionato a destra.

La prima area, che abbiamo definito Struttura dell’account, altro non è che l’albero o, se preferite, l’elenco delle cartelle che vogliamo avere a disposizione; alle classiche cartelle predefinite (in arrivo, inviata, eliminata etc…) è possibile aggiungerne di nuove, secondo le proprie esigenze, semplicemente cliccando su Posta in arrivo con il tasto destro, quindi su Crea nuova cartella.

La parte inferiore di quest’area consente di passare alla visualizzazione di Calendario, rubrica dei Contatti e agenda delle Attività. Approfondiremo questi strumenti più avanti.

Ora portiamoci nella parte centrale, dove sono elencati i messaggi contenuti nelle relative cartelle. In cima ad essi troviamo i comandi per creare, eliminare, ordinare e spostare le email, oppure per eseguire una ricerca testuale mediante un’apposita casella.

La colonna di destra, infine, ospita il contenuto della singola email selezionata e i comandi per poter rispondere in tutte le consuete modalità (rispondi a tutti, inoltra…).

Opzioni-outlook-365

Per accedere alle impostazioni del proprio account di Outlook 365 è sufficiente cliccare sulla voce Opzioni che si trova in alto a destra nella pagina. Da qui si potranno gestire ulteriori account correlati, impostare regole e filtri, organizzare gruppi e molto altro.

Alessandro Bosco

Inserito il 24 di November 2011 in Web/Tech
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Io sono l’Amministratore

2-sito-del-team

Office 365 è un luogo virtuale cui possiamo accedere da qualsiasi computer. E come noi anche altri utenti posso farlo, anzi devono farlo, poichè collaborazione e condivisione rappresentano i principi fondanti di Office 365. Vediamo come fare.

Il titolare del profilo è automaticamente l’Amministratore dello spazio ed ha, come in un’impresa, pieni poteri: può creare nuovi documenti Word, Excel, PowerPoint o OneNote e può soprattutto  decidere con chi condividerli. Ecco spuntare allora gli utenti. Dalla schermata Home passiamo a quella Amministratore con un click sul link in alto nella pagina. Ora nella colonna di sinistra, sotto alla voce Gestione, troviamo il link Utenti che conduce alla pagina che consente la creazione e la modifica delle proprietà degli utenti.

2---nuovo-utente

E’ possibile aggiungere – cliccando su Nuovo - un contatto per volta o in blocco importando direttamente un file in formato CSV. Quest’ultimo deve però rispettare alcune regole di formattazione che se non conformi impediscono il caricamento. Per non sbagliare è possibile scaricare un file di esempio sia vuoto (cliccate qui per scaricalo), sia con dati già inseriti e da sostituire con i vostri (cliccate qui per scaricalo).

Una volta inserite le informazioni richieste (da notare che il nuovo utente avrà anch’esso un ID Microsoft Online Services, riconoscibile nel nostro caso, dal dominio @netmediaeurope.onmicrosoft.com), è possibile decidere se l’utente dovrà godere di diritti da Amministratore, ovvero se avrà pari “poteri” all’interno dello spazio Office 365 di cui facciamo parte, tra cui la modifica delle password degli altri utenti, l’accesso a informazioni relative a licenze e fatturazione e la gestione dei domini. Nel dubbio, lasciate attiva l’opzione No e procedete oltre con la selezione della località e fino al termine della procedura di creazione nuovo utente.

2-nuovo-utente_2

Al nuovo utente è assegnata una password provvisoria che avrà modo di cambiare con una a sua scelta al primo accesso. L’Amministratore potrà in qualsiasi momento modificare le proprietà dell’utente, inclusa come detto la sua password di accesso, dalla schermata Gestione Utenti.

Tutti gli utenti fanno parte del Team ed ogni documento che viene creato dall’Amministratore o da uno degli utenti, diventa immediatamente accessibile per la consultazione o la modifica, salvo diverse impostazioni che impareremo in uno dei prossimi post.

Un’ultima considerazione: ogni utente dispone di una propria casella di posta di Outlook online accessibile dal link posto nella parte superiore della pagina principale di Office 365 e il cui indirizzo altro non è che l’ID Microsoft Online Services.

Alessandro Bosco

Inserito il 18 di November 2011 in Web/Tech
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Come si crea un account per Office 365?

Iscrizione

Prima di iniziare a scoprire cosa si può davvero fare con Office 365, lo abbiamo accennato nel precedente post, dobbiamo registrare un nostro account sul sito di Microsoft: innanzitutto è necessario scegliere quale tipo di profilo creare. Nel nostro caso abbiamo optato per un account dedicato a Professionisti e piccole imprese, ovvero fino a 25 dipendenti.

La procedura di iscrizione prevede una registrazione semplice e veloce (servono solamente informazioni personali di base, nome, cognome, società e indirizzo di posta elettronica): l’ultimo campo riguarda la scelta di un nome per identificare il proprio dominio all’interno del mondo dei servizi Microsoft Online. Questo aspetto merita una precisazione: il profilo che si sta creando è diverso da quello che probabilmente già avete per accedere ai servizi di Windows Live (Messenger, Hotmail…). In questo caso si tratta di un ID Microsoft Online Services.

Una volta verificata la disponibilità del dominio, è finalmente possibile scegliere il nome, ovvero l’ID da associare. Nel nostro caso abbiamo scelto un poco originale Officina pertanto l’ ID Microsoft Online Services completo è officina@netmediaeurope.onmicrosoft.com. E’ importante ricordare bene questa informazione perché servirà per ogni futuro accesso ai servizi di Office 365.

Per completare l’iscrizione non resta che impostare una password, inserire il codice di verifica ed accettare, dopo averle lette attentamente, le condizioni di utilizzo del servizio. Microsoft invia quindi una mail con i dati di log in all’indirizzo specificato durante la registrazione.

Homepage

A questo punto ci troviamo di fronte il pannello di controllo  - o se preferite la home - del nostro profilo su Office 365. Al centro gli strumenti disponibili (sono necessari alcuni minuti perché il sistema si predisponga per essere completamente operativo): Outlook, Lync e le Office Web Apps, cui dedicheremo ampio spazio nei prossimi post.

Alessandro Bosco

Inserito il 16 di November 2011 in Web/Tech
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Microsoft Office 365, produttività 'in the cloud'

Office365-in-the-cloud

Il mercato IT ha da tempo virato verso l'alto, figurativamente parlando, ovvero verso le nuvole del cloud computing, una sorta di luogo-non luogo in cui trasferire tutto ciò che finora era sulle scrivanie a prender polvere o nella memoria dei computer ad appesantirne le prestazioni. Le parole magiche sono virtualizzazione e, appunto, cloud computing. Senza addentrarci troppo in tecnicismi, spieghiamo, in due parole, cosa significa all'atto pratico, nel lavoro di tutti i giorni. Per farlo dobbiamo introdurre Office365, ovvero la suite in the cloud che Microsoft propone come soluzione per professionisti, piccole, medie e grandi aziende.

Registrandosi sul sito e creando così un propio account, si potrà provare Office 365 gratuitamente per 30 giorni, allo scadere dei quali si avrà la possibilità di decidere se e quale tipo di licenza acquistare per poter continuare ad utilizzare il servizio. A questo punto si potrà disporre dei software tipicamente inclusi nella suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) per la visualizzazione, modifica, creazione e condivisione con altri utenti, da qualsiasi computer collegato a Internet e - qui sta il maggior beneficio in termini pratici - senza che sul pc in uso siano installati fisicamente i relativi software, superando così i limiti, ad esempio, della compatibilità tra versioni.

Grazie ad Exchange online si potrà avere accesso a email aziendali, contatti, appuntamenti in calendario sempre e ovunque, su qualsiasi device, sia esso un pc fisso,notebook o tablet. La condivisione e la gestione condivisa di progetti comuni sfrutta gli strumenti di Sharepoint online; a Lync online è invece affidato il "compito" di migliorare e ottimizzare le modalità di collaborazione, avvalendosi non più solo delle tradizionali email, ma anche di messaggistica istantanea, video e audio conference e ancora molto altro.

Esaurire in un unico post tutto quel si può fare con Office365 sarebbe davvero utopistico e - probabilmente - anche noioso. Per questo motivo nei prossimi giorni dedicheremo alla suite in the cloud di Microsoft altri post, consigli di utilizzo, modelli di applicazione pratica ed esempi che potranno tornarvi utili nel lavoro quotidiano, che siate professionisti IT, piccole, medie o grandi aziende.

Alessandro Bosco

Inserito il 14 di November 2011 in Web/Tech
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