Attenzione, sfilano i "modelli" di Outlook

Abbiamo già visto diverse applicazioni delle regole di Outlook. Prendiamo questa volta spunto dalla richiesta di Claudio, un nostro lettore (che ringrazio!) per vedere come risolvere un problema: scopriamo come creare una regola per inviare una risposta automatica a tutte le email che contengono una determinata parola nell’oggetto.

Per complicarci un po’ le cose, supponiamo di voler inviare, nella nostra risposta automatica, anche un allegato. Per prima cosa dobbiamo creare un modello di Outlook. Si tratta di un template, uno schema predefinito che il client di posta utilizza, su nostro comando, per inviare una mail. La creazione di un modello inizia come fosse un nuovo messaggio: dopo aver cliccato quindi sull’apposito pulsante, digitiamo il testo che vorremo utilizzare come risposta automatica. Fatto questo, inseriamo tutti gli allegati che desideriamo.

A questo punto la nostra risposta è pronta, clicchiamo quindi sul pulsante multifunzione di Office e scegliamo Salva con nome tra le voci disponibili. Nella finestra di dialogo che appare concentriamo la nostra attenzione sul campo Tipo di file: dalla lista dei formati supportati, scegliamo Modello Outlook (*.oft). Diamo un nome al modello, ad esempio "Officina", e concludiamo l’operazione cliccando su Salva. Possiamo chiudere il nuovo messaggio senza salvare le modifiche.

Ora il modello è creato e pronto per essere utilizzato, passiamo quindi alla creazione di una regola che lo possa impiegare.
Apriamo il menu Strumenti, quindi selezioniamo Regole e avvisi. Nella scheda Regole posta elettronica clicchiamo sul pulsante Nuova regola; nella successiva finestra facciamo click su Controlla messaggi in arrivo nel gruppo Crea nuova regola e su Avanti per iniziare la procedura guidata. Tra le opzioni disponibili marchiamo con un segno di spunta Con parole specifiche nell’oggetto. Clicchiamo su parole specifiche, digitiamo "Officina" e confermiamo con Aggiungi e OK. Andiamo avanti.

Il prossimo passaggio riguarda, come sappiamo, l’azione da intraprendere quando la condizione appena specificata è soddisfatta. In altre parole, quando riceviamo un nuovo messaggio che contiene la parola "Officina" nell’oggetto, vogliamo che Outlook risponda automaticamente: selezioniamo quindi l’opzione Rispondi utilizzando un modello specifico, clicchiamo sul link attivo nel riquadro in basso. Si apre una nuova finestra: nel campo Cerca in dobbiamo scegliere l’opzione Modelli utente nel file system. Ecco apparire il modello che abbiamo appena creato: selezioniamolo e clicchiamo su Apri per confermare.

Procediamo fino all’ultimo passaggio della procedura guidata di creazione nuove regole e concludiamo quindi con un click su Fine. Non resta che rendere effettiva la regola cliccando su OK nella finestra rimasta aperta.

La regola è stata creata, così come il modello. D’ora in avanti quando si riceverà un messaggio che contiene la parola "Officina" nell’oggetto, Outlook invierà automaticamente una e-mail di risposta con il testo che abbiamo specificato e con l’allegato selezionato.

Alessandro Bosco