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Word 2007: correggi lì, per favore

Per correggere la stesura di una relazione o di un testo in genere si è abituati a utilizzare il Controllo ortografia e Grammatica, che si attiva tramite il menu Revisione selezionando la prima voce a sinistra sul Ribbon, ma se il documento deve essere visionato e rivisto da più persone è meglio imparare a utilizzare anche le funzioni Commenti e Revisioni.

Commento_520x400I Commenti possono essere inseriti semplicemente selezionando la voce Nuovo commento dal Ribbon. E in questo caso si posizioneranno all’interno del foglio, così come nell’immagine qui di seguito. A questo punto sul Ribbon si attivano anche le icone Elimina, Precedente e Successiva.
Office 2007 consente di decidere dove posizionare i commenti: se all’interno del testo o nelle aree predisposte ai bordi. Ed eventualmente è possibile visualizzare anche le revisioni nell’area dei commenti. Le Revisioni si differenziano dai commenti in quanto sono a tutti gli effetti parti integranti del testo, non semplici osservazioni.
Commenti e Revisioni insieme possono essere visualizzate sfruttando il Riquadro delle revisioni (può essere disposto sia in verticale che in orizzontale) e da questa zona del Ribbon sarà possibile anche scegliere quale tipologia di Commenti visionare (Inserimenti, Formattazione, Demarcazione, ecc.) e individuare l’identità dei revisori che hanno stilato i commenti.

Riquadrorevisioni_520x400_2
Il destinatario di un documento a questo punto dispone di tutti gli strumenti necessari per concludere il proprio lavoro. Può accettare, in blocco, tutte le revisioni. O scorrerle una da una e lo stesso può fare per rifiutarle, eventualmente.
Tra le funzioni meno conosciute però e più utili in assoluto, c’è anche quella corrispondente alla penultima voce del Ribbon: Confronta.
La funzione Confronta lavora in due modi: la prima permette di vedere in un colpo d’occhio le differenze tra due documenti, si presume siano il documento originale e quello revisionato.
La seconda, invece, più complessa, permette letteralmente di Combinare due documenti diversi un originale e un revisionato e di dare vita così a un terzo documento la cui origine sono i primi due e il cui risultato finale, se venissero accettate tutte le correzioni sarebbe proprio il documento revisionato.

Combinadocumenti_520x400

Grazie alla funzione Confronta e Combina è possibile mantenere il meglio del lavoro effettuato se il risultato di quanto è stato revisionato non dovesse soddisfare appieno l’estensore.
L’ultimo passaggio di una revisione ben fatta può prevedere la Protezione del documento che può essere effettuata sia sugli stili di formattazione, sia sulle modifiche del contenuto. Possono essere consentite solo le revisioni o i commenti o semplicemente la compil azione, all’interno dei documenti, di un modulo. Si possono aggiungere Altri utenti del documento nella forma: utente; dominio/nome; indirizzo di posta. L’assegnazione della password conclude la procedura.

Mario De Ascentiis

Inserito il 1 di August 2008in Word
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