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Outlook e la firma d'autore

Quale modo migliore per personalizzare le email se non l'aggiunta della propria firma in calce? Con Outlook si può fare ed è anzi molto semplice.

Per prima cosa apriamo il menu Strumenti, quindi selezioniamo Opzioni; appare la relativa finestra di dialogo che mostra diverse schede e moltissime impostazioni. Portiamoci nella scheda Formato posta con un clic sulla relativa linguetta. Qui troviamo ulteriori sezioni: tra queste c'è anche Firme, che rende disponibile un pulsante. Clicchiamolo. La nuova finestra ci permette di creare, modificare o eliminare la firma dai messaggi di posta elettronica di Outlook. Clicchiamo su Nuovo, assegniamo un nome alla firma e conferiamo con OK.

Outlook_aggiungere_firma_alle_ema_4

A questo punto possiamo inserire il testo che vogliamo appaia come firma dei nostri messaggi. E' possibile aggiungere link ipertestuali ed immagini all'interno della firma. Selezioniamo una parte del testo e clicchiamo sull'icona che nel pacchetto Office sappiamo essere il comando per aggiungere un link. Digitiamo l'indirizzo Web del sito e confermiamo. L'inserimento delle immagini è altrettanto semplice: posizioniamoci con il cursore nel punto che preferiamo, quindi clicchiamo sull'icona Immagine. Selezioniamo l'immagine tra quelle che conserviamo sul nostro computer e concludiamo l'operazione con OK. Ecco che il nuovo elemento è già stato inserito all'interno della firma. Come possiamo vedere il testo della firma può essere formattato utilizzando i classici strumenti disponibili all'interno della finestra aperta.

Outlook_aggiungere_firma_alle_ema_5

Ora non ci resta che definire quando utilizzare la firma appena creata. Nella parte alta della finestra sono presenti le opzioni che consentono di decidere a quale account, ovvero indirizzo e-mail, associare la firma. E' quindi possibile scegliere se inserire automaticamente la firma in tutti i nuovi messaggi e in quelli di risposta/inoltro. In caso contrario è necessario impostare entrambe le opzioni su "Nessuno".

Outlook_aggiungere_firma_alle_ema_3

Bene, la firma è completa. Confermiamo tutte le modifiche con OK in tutte le finestre ancora aperte e proviamo ad aprire un nuovo messaggio...


Alessandro Bosco

Inserito il 30 di June 2008 in OutLook
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Word, viaggio nell’iper…testo

Un documento Word molto lungo e articolato su più pagine può risultare scomodo da leggere, ma c’è una soluzione: basta utilizzare segnalibri e collegamenti ipertestuali.

Chi naviga abitualmente sul Web sa cosa sono i link, o per dirla all’italiana, i collegamenti ipertestuali: quel che forse non sa è che questi utili e semplici strumenti possono essere impiegati anche all’interno di comunissimi documenti Word. Nel nostro esempio abbiamo aperto un foglio di testo costituito da ben 30 pagine: si tratta dei primi tre capitoli de “I Promessi Sposi” di Alessandro Manzoni. Se il documento contenesse l’intera opera, sarebbe molto utile avere a disposizione un indice che permettesse di andare direttamente ad un capitolo, senza dover scorrere l’intero romanzo. Ecco come fare.

Nella prima pagina del documento Word scriviamo il testo che ci servirà  come indice generale: in questo caso abbiamo un’introduzione e tre capitoli. Portiamoci nella pagina che contiene l’Introduzione e selezioniamone l'intestazione. Ora visualizziamo gli strumenti del menu Inserisci cliccando sul relativo menu. Selezioniamo il comando Segnalibro, contrassegnato da una piccola bandiera. Si apre una finestra di dialogo che consente di specificare il nome del segnalibro: è buona norma scegliere nomi significativi, ovvero che identifichino con chiarezza l’elemento. Prima di procedere è necessario forse spiegare in due parole cosa sia un segnalibro: si tratta di un elemento che viene riconosciuto dal programma e che può essere richiamato in qualsiasi momento. Se si pensa al Web, può essere paragonato ad un sito salvato nella lista dei preferiti del proprio browser: un click e ci si collega. Bene, clicchiamo su Aggiungi, quindi confermiamo con OK. Ora che abbiamo creato il nostro primo segnalibro, vediamo come utilizzarlo.

Wordipertesto1

Torniamo alla pagina Indice e selezioniamo Introduzione. Dal menu Inserisci, questa volta selezioniamo Collegamento ipertestuale. Si apre la relativa finestra di dialogo. Poiché vogliamo collegare il testo nell’Indice al segnalibro che si trova all’interno del documento, selezioniamo Inserisci nel documento dalla colonna Collega a. Ecco che nella parte centrale della finestra appaiono alcuni elementi: tra questi, se guardiamo con attenzione, troveremo la voce Segnalibri, sotto la quale è disponibile Introduzione, ovvero il segnalibro che abbiamo creato poco fa. Selezioniamolo e confermiamo con OK. Nel documento, la parola Introduzione dell’Indice ha cambiato aspetto, diventando a tutti gli effetti un link, ovvero un collegamento ipertestuale di colore blu e sottolineato.

Wordipertesto2

Passiamo ora al Capitolo 1: la procedura è la stessa. Selezioniamo l’intestazione del capitolo all’interno del documento, clicchiamo su Segnalibri e, dopo averne specificato il nome (attenzione a non inserire spazi all’interno del nome del segnalibro!), confermiamo con Aggiungi e poi con OK. E ora? Siamo sicuri che funzioni davvero? Proviamo. Posizioniamoci su Capitolo 1 all’interno dell’Indice, teniamo premuto il tasto CTRL sulla tastiera e notiamo come il puntatore del mouse cambi forma, assumendo l’aspetto della classica manina ad indicare che ci si trova sopra ad un collegamento attivo. Clicchiamo e… et voilà, ci siamo portati immediatamente in corrispondenza del primo capitolo de “I Promessi Sposi”.

Wordipertesto3

Un indice come quello che  abbiamo appena creato  può essere utilizzato per agevolare la consultazione di un manuale o di una lunga  presentazione o, come abbiamo visto, la lettura di un libro in formato elettronico. Word dispone anche di uno strumento che per certi versi esegue in modo automatico le operazioni che abbiamo appena imparato, pur con qualche vincolo.
Supponiamo di ripartire da zero, quindi con un documento lungo 30 pagine cui vogliamo anteporre un indice che stia nella prima pagina. Selezioniamo l’intestazione dell’Introduzione. Apriamo il menu Riferimenti e clicchiamo sul comando Aggiungi testo: dal menu contestuale scegliamo Livello 1. Ripetiamo la stessa operazione anche per le intestazioni relative a tutti i capitoli, impostando sempre Livello 1 come valore.

Wordipertesto4

Fatto questo possiamo procedere con la creazione dell’indice: portiamoci quindi nella prima pagina (quella vuota per intenderci). Clicchiamo sull’icona Sommario che si trova sulla barra degli strumenti del menu Riferimenti. Tra le opzioni disponibili, selezioniamo Inserisci sommario. Si apre la relativa finestra che mostra molte opzioni: possiamo scegliere se applicare una linea tra la voce dell’indice e il corrispettivo numero di pagina e con quale stile, oppure se non visualizzare del tutto  i numeri di pagina. Se ben ricordiamo, poco fa abbiamo contrassegnato tutte le intestazioni (Introduzione e i capitoli) come Livello 1. Questo valore equivale a quello che in questa finestra è indicato come Titolo 1: questo significa che… beh, proviamo. Conferiamo con OK e vediamo cosa succede nel nostro indice.

Wordipertesto5

L’indice, o sommario come lo chiama Word, è stato correttamente inserito nella posizione specificata. In questo caso i collegamenti ipertestuali non sono evidenziati dal colore blu e dalla sottolineatura, ma posizionandosi con il puntatore del mouse e premendo il tasto CTRL, scopriamo come ancora una volta il puntatore assuma la forma di manina. Possiamo cambiare la formattazione all’indice semplicemente selezionandolo interamente e utilizzando i normali strumenti di Word. Clicchiamo e portiamoci direttamente al capitolo desiderato.

Wordipertesto6

L’utilizzo dei collegamenti ipertestuali risulta, come abbiamo visto, molto utile nel caso in cui ci si trovi di fronte ad un testo piuttosto lungo, poiché permette di raggiungere qualsiasi punto interno al documento in modo semplice e veloce. Se poi si volesse creare, partendo da un documento Word, una pagina Web HTML (dal menu Salva con nome), l’inserimento dei link sarebbe sicuramente un buon inizio!

Alessandro Bosco

Inserito il 9 di June 2008 in Word
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