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Excel, ordinare i dati in due mosse

Abbiamo già visto in un precedente post come facilitare la lettura di dati all'interno di fogli di lavoro di Excel utilizzando i filtri. Ora vediamo invece come ordinare i record.

Per prima cosa selezioniamo tutte le celle nella nostra tabella, incluse le intestazioni delle colonne. In questo caso abbiamo un elenco di nominativi, per ciascuno dei quali possiamo sapere l'ammontare di punti accumulati e la data di iscrizione ad un ipotetico concorso. Portiamoci nella sezione Dati, quindi clicchiamo sull'icona Ordina. Si apre la relativa finestra di dialogo.

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Da qui possiamo scegliere i criteri con cui ordinare i nostri dati. E' importante verificare che sia abilitata la casella di controllo Dati con intestazioni: in questo modo la prima riga di ogni colonna sarà considerata come intestazione e non ordinata insieme alle altre. In questo caso vogliamo vedere i partecipanti al concorso in base ai punti accumulati, dal più alto al più basso.
Nella prima casella dovrà quindi essere visualizzata l'intestazione di colonna PUNTI; nella seconda casella il tipo di dato da ordinare, in questo caso Valori, Infine il criterio, ovvero Dal più grande al più piccolo. Confermiamo quindi con OK.

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I nominativi sono stati correttamente organizzati in ordine decrescente in base al numero di punti accumulati. Proviamo ora a selezionare solo la colonna relativa al COGNOME e ad aprire nuovamente la finestra Ordina. Il programma sa che esitono altre informazioni correlate al cognome (nome, punti e iscrizione) pertanto prima di procedere ci chiede se vogliamo estendere la selezione a tutte le colonne. Nel caso volessimo continuare con la selezione corrente, solo i cognomi verrebbero riordinati, creando quindi una grande confusione! Ricordiamoci quindi di verificare che tutte le colonne siano state selezionate prima di procedere con un ordinamento.

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Sulla barra degli strumenti, nel gruppo Ordina e filtra troviamo due icone che raffigurano una A, una Z ed una freccia verso il basso. Si tratta dei comandi per ordinare automaticamente i record selezionati in modo crescente o decrescente. Selezioniamo tutte le colonne e clicchiamo sulla prima icona (Ordina dalla A alla Z). Questo comando pone in ordine crescente (o alfabetico se si tratta, come in questo caso, di campi testuali e non numerici) tutti i record selezionati, in base ai valori della prima colonna disponibile.

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Rimane il tempo per una  curiosità: apriamo nuovamente la finestra Ordinar e proviamo a selezionare, nella prima casella (Ordina per) ISCRIZIONE. Il programa riconosce che il contenuto della colonna sono date e modifica automaticamente il criterio nell'ultima casella del criterio di ordinamento, visualizzando infatti Dal meno recente al più recente.

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Alessandro Bosco

Inserito il 23 di May 2008in Excel
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