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Alcuni consigli per distribuire documenti Word

Molto spesso ci troviamo in situazioni in cui si ha poco tempo per scrivere un documento, controllarlo, salvarlo e spedirlo a un collega, un cliente o un collaboratore. Si sa che la fretta è una cattiva compagna, ma per fortuna Microsoft Word ci viene in aiuto con una serie di controlli che possono evitare gaffe o errori grossolani. Vediamone alcuni.

Abbiamo già completato la stesura del documento. Clicchiamo sul pulsante Office per aprire il relativo menu; posizionandoci sulla voce Prepara possiamo leggere le possibili operazioni. In questo sottomenu sono raggruppate azioni di controllo e verifica del contenuto del documento che consentono di evitare spiacevoli situazioni.

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Selezioniamo Proprietà: si apre, sovrapposta al documento, una nuova finestra che consente di verificare ed eventualmente modificare le informazioni relative al documento, ad esempio autore, titolo e un commento. Per chiudere questa finestra salvando le modifiche è sufficiente cliccare sull’icona Chiudi posta nella parte destra. Le informazioni appena inserite sono le stesse visualizzate nella finestra Proprietà correlata ad ogni documento Word.

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Torniamo al sottomenu Prepara e vediamo quali altre verifiche possiamo fare sul nostro testo. Questa volta clicchiamo su Controlla documento: una nuova finestra di dialogo mostra diverse opzioni che consentono di individuare se all’interno del documento sono presenti commenti o revisioni, dati xml personalizzati, o ancora se esistono parti di testo nascoste. Questi controlli sono necessari prima di salvare la versione definitiva del documento ed inviarlo ai destinatari: spesso, infatti, nei commenti di revisione si trovano annotazioni personali che non si vuole condividere con chi leggerà il testo finale.

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Cliccando su Controlla, il documento viene analizzato ed in pochissimi secondi si ha già l’esito. Un click su Rimuovi accanto alla voce corrispondente applica le correzioni: bisogna fare molta attenzione prima di eseguire questa operazione, poiché non sempre le modifiche potranno essere annullate. Chiudiamo la finestra con l’apposito pulsante.

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Bene, a questo punto possiamo essere certi che il documento è “pulito”, che non ci siano note personali, testi nascosti o revisioni non necessarie. Possiamo decidere di salvare il documento nella sua versione definitiva e pronta per la distribuzione. Apriamo ancora una volta il sottomenu Prepara e scegliamo Segna come finale. Ci viene richiesta una conferma: salvando come finale il file, questo non sarà più modificabile in alcun modo, quindi occorre essere sicuri prima di procedere. Un documento segnato come finale può essere aperto solo in modalità di Sola lettura e lo si riconosce da una piccola icona nella barra di stato e dal fatto che tutti gli strumenti di editing risultano disattivati.

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Ora possiamo inviare il documento ai rispettivi destinatari, certi che non potrà essere modificato e che soprattutto non contiene informazioni sconvenienti.


Alessandro Bosco

Inserito il 15 di April 2008in Word
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