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Outlook, come si usano le regole

Ogni giorno si ricevono molte e-mail, tanto che talvolta non si riesce nemmeno a leggerle tutte. Per non parlare poi del tempo che si perde per spostare manualmente ogni singolo messaggio nella relativa cartella di appartenenza (ad esempio un progetto o un mittente): perché non utilizzare le regole di Outlook? Ecco come fare.

Le regole di Outlook non sono altro che filtri che possono essere creati in modo tale che i messaggi in arrivo siano smistati automaticamente nelle cartelle specificate, eliminati o inoltrati ad altri indirizzi. Vediamo come creare una nuova regola da zero. Apriamo il menu Strumenti e clicchiamo su Regole e avvisi…: compare la relativa finestra di dialogo.

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Clicchiamo su Nuova regola, quindi, nella finestra che appare, scegliamo l’operazione che vogliamo eseguire: in questo caso portiamoci nel gruppo Crea nuova regola e selezioniamo la voce Controlla messaggi in arrivo. Ci troviamo all’interno di una procedura guidata, pertanto per procedere clicchiamo su Avanti.

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A questo punto ci si presenta l’elenco completo di tutte le operazioni che possono essere eseguite in automatico all’arrivo di un nuovo messaggio. In questo caso vogliamo fare in modo che tutte le e-mail provenienti da uno stesso mittente siano sistematicamente spostate in un’apposita cartella.  Selezioniamo quindi la casella inviato da utenti o liste di distribuzione: nella parte inferiore della finestra (Passaggio 2) appare la descrizione della regola che cambia man mano che procediamo con le impostazioni. Guardando con attenzione scopriamo che è presente un link attivo: clicchiamolo.

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Una nuova finestra mostra l’elenco dei contatti in rubrica. Non dobbiamo fare altro che selezionare i nominativi dei mittenti e cliccare su Da, quindi confermare con OK. Per selezionare più mittenti è sufficiente tenere premuto il tasto CTRL e cliccare con il pulsante sinistro del mouse. Torniamo così alla finestra che ci consente di proseguire la procedura guidata di creazione della regola. Andiamo al passaggio successivo con un click su Avanti.

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Questo passaggio consente di specificare quale azione deve essere eseguita sui messaggi provenienti dal mittente che abbiamo appena selezionato. Applichiamo un segno di spunta accanto alla casella Sposta il messaggio nella cartella specificata, quindi scegliamo la cartella di destinazione esattamente come abbiamo fatto poco fa per il mittente. Clicchiamo sul link attivo nella descrizione (sulla parola "specificata") e selezioniamo la cartella tra quelle disponibili. Possiamo quindi proseguire nella procedura guidata.

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Siamo arrivati alla schermata delle Eccezioni. Qui possiamo specificare in quali casi, nonostante il messaggio provenga dal mittente selezionato, non debba essere applicata la regola. Non è obbligatorio, possiamo anche passare oltre cliccando su Avanti. Siamo finalmente giunti all’ultimo step. E’ possibile dare un nome alla regola appena creata e decidere di applicarla anche ai messaggi che già sono nella cartella posta in arrivo. In questo caso basta abilitare la relativa casella. Cliccando su Fine si completa la procedura guidata di creazione nuova regola.

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Resta un’ultima operazione: dalla finestra Regole e avvisi dobbiamo cliccare su Applica per rendere attiva la regola appena creata. D’ora in avanti, tutti messaggi provenienti dal mittente specificato saranno automaticamente spostati nell’apposita cartella.

Alessandro Bosco

Inserito il 24 di April 2008in OutLook
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