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Outlook, come si usano le regole

Ogni giorno si ricevono molte e-mail, tanto che talvolta non si riesce nemmeno a leggerle tutte. Per non parlare poi del tempo che si perde per spostare manualmente ogni singolo messaggio nella relativa cartella di appartenenza (ad esempio un progetto o un mittente): perché non utilizzare le regole di Outlook? Ecco come fare.

Le regole di Outlook non sono altro che filtri che possono essere creati in modo tale che i messaggi in arrivo siano smistati automaticamente nelle cartelle specificate, eliminati o inoltrati ad altri indirizzi. Vediamo come creare una nuova regola da zero. Apriamo il menu Strumenti e clicchiamo su Regole e avvisi…: compare la relativa finestra di dialogo.

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Clicchiamo su Nuova regola, quindi, nella finestra che appare, scegliamo l’operazione che vogliamo eseguire: in questo caso portiamoci nel gruppo Crea nuova regola e selezioniamo la voce Controlla messaggi in arrivo. Ci troviamo all’interno di una procedura guidata, pertanto per procedere clicchiamo su Avanti.

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A questo punto ci si presenta l’elenco completo di tutte le operazioni che possono essere eseguite in automatico all’arrivo di un nuovo messaggio. In questo caso vogliamo fare in modo che tutte le e-mail provenienti da uno stesso mittente siano sistematicamente spostate in un’apposita cartella.  Selezioniamo quindi la casella inviato da utenti o liste di distribuzione: nella parte inferiore della finestra (Passaggio 2) appare la descrizione della regola che cambia man mano che procediamo con le impostazioni. Guardando con attenzione scopriamo che è presente un link attivo: clicchiamolo.

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Una nuova finestra mostra l’elenco dei contatti in rubrica. Non dobbiamo fare altro che selezionare i nominativi dei mittenti e cliccare su Da, quindi confermare con OK. Per selezionare più mittenti è sufficiente tenere premuto il tasto CTRL e cliccare con il pulsante sinistro del mouse. Torniamo così alla finestra che ci consente di proseguire la procedura guidata di creazione della regola. Andiamo al passaggio successivo con un click su Avanti.

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Questo passaggio consente di specificare quale azione deve essere eseguita sui messaggi provenienti dal mittente che abbiamo appena selezionato. Applichiamo un segno di spunta accanto alla casella Sposta il messaggio nella cartella specificata, quindi scegliamo la cartella di destinazione esattamente come abbiamo fatto poco fa per il mittente. Clicchiamo sul link attivo nella descrizione (sulla parola "specificata") e selezioniamo la cartella tra quelle disponibili. Possiamo quindi proseguire nella procedura guidata.

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Siamo arrivati alla schermata delle Eccezioni. Qui possiamo specificare in quali casi, nonostante il messaggio provenga dal mittente selezionato, non debba essere applicata la regola. Non è obbligatorio, possiamo anche passare oltre cliccando su Avanti. Siamo finalmente giunti all’ultimo step. E’ possibile dare un nome alla regola appena creata e decidere di applicarla anche ai messaggi che già sono nella cartella posta in arrivo. In questo caso basta abilitare la relativa casella. Cliccando su Fine si completa la procedura guidata di creazione nuova regola.

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Resta un’ultima operazione: dalla finestra Regole e avvisi dobbiamo cliccare su Applica per rendere attiva la regola appena creata. D’ora in avanti, tutti messaggi provenienti dal mittente specificato saranno automaticamente spostati nell’apposita cartella.

Alessandro Bosco

Inserito il 24 di April 2008 in OutLook
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Alcuni consigli per distribuire documenti Word

Molto spesso ci troviamo in situazioni in cui si ha poco tempo per scrivere un documento, controllarlo, salvarlo e spedirlo a un collega, un cliente o un collaboratore. Si sa che la fretta è una cattiva compagna, ma per fortuna Microsoft Word ci viene in aiuto con una serie di controlli che possono evitare gaffe o errori grossolani. Vediamone alcuni.

Abbiamo già completato la stesura del documento. Clicchiamo sul pulsante Office per aprire il relativo menu; posizionandoci sulla voce Prepara possiamo leggere le possibili operazioni. In questo sottomenu sono raggruppate azioni di controllo e verifica del contenuto del documento che consentono di evitare spiacevoli situazioni.

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Selezioniamo Proprietà: si apre, sovrapposta al documento, una nuova finestra che consente di verificare ed eventualmente modificare le informazioni relative al documento, ad esempio autore, titolo e un commento. Per chiudere questa finestra salvando le modifiche è sufficiente cliccare sull’icona Chiudi posta nella parte destra. Le informazioni appena inserite sono le stesse visualizzate nella finestra Proprietà correlata ad ogni documento Word.

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Torniamo al sottomenu Prepara e vediamo quali altre verifiche possiamo fare sul nostro testo. Questa volta clicchiamo su Controlla documento: una nuova finestra di dialogo mostra diverse opzioni che consentono di individuare se all’interno del documento sono presenti commenti o revisioni, dati xml personalizzati, o ancora se esistono parti di testo nascoste. Questi controlli sono necessari prima di salvare la versione definitiva del documento ed inviarlo ai destinatari: spesso, infatti, nei commenti di revisione si trovano annotazioni personali che non si vuole condividere con chi leggerà il testo finale.

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Cliccando su Controlla, il documento viene analizzato ed in pochissimi secondi si ha già l’esito. Un click su Rimuovi accanto alla voce corrispondente applica le correzioni: bisogna fare molta attenzione prima di eseguire questa operazione, poiché non sempre le modifiche potranno essere annullate. Chiudiamo la finestra con l’apposito pulsante.

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Bene, a questo punto possiamo essere certi che il documento è “pulito”, che non ci siano note personali, testi nascosti o revisioni non necessarie. Possiamo decidere di salvare il documento nella sua versione definitiva e pronta per la distribuzione. Apriamo ancora una volta il sottomenu Prepara e scegliamo Segna come finale. Ci viene richiesta una conferma: salvando come finale il file, questo non sarà più modificabile in alcun modo, quindi occorre essere sicuri prima di procedere. Un documento segnato come finale può essere aperto solo in modalità di Sola lettura e lo si riconosce da una piccola icona nella barra di stato e dal fatto che tutti gli strumenti di editing risultano disattivati.

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Ora possiamo inviare il documento ai rispettivi destinatari, certi che non potrà essere modificato e che soprattutto non contiene informazioni sconvenienti.


Alessandro Bosco

Inserito il 15 di April 2008 in Word
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Organigramma aziendale con Powerpoint

Powerpoint è conosciuto come programma per creare presentazioni animate, ma forse non tutti sanno che si possono anche realizzare molti altri progetti. Un esempio? Proviamo a costruire un organigramma aziendale.

Abbiamo aperto il programma e ci troviamo davanti alla prima diapositiva vuota. Portiamoci nel menu Inserisci e clicchiamo su SmartArt. Appare una finestra che mostra i tipi di forme disponibili: selezioniamo Gerarchie dalla lista di sinistra e scegliamo, tra le varie alternative, quella che fa maggiormente al caso nostro. Una di esse si chiama proprio Organigramma: selezioniamola e confermiamo con OK. Nella diapositiva appare uno schema piuttosto semplice e facilmente comprensibile.

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Per prima cosa inseriamo il testo corretto nelle relative caselle, in funzione del ruolo ricoperto all’interno dell’azienda: partendo dall’alto, quindi, collochiamo il Presidente e a seguire, nella casella di secondo livello, l’Amministratore Delegato. A questo punto potremmo trovarci in difficoltà se nel nostro organigramma ci fosse anche un Direttore Generale. La soluzione però è molto semplice: selezioniamo con il tasto destro del mouse la casella relativa al Presidente, ovvero quella di livello superiore, posizioniamoci su Aggiungi forma e scegliamo Aggiungi Assistente. Digitiamo la carica nella casella appena creata.

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Procediamo nell’inserimento dei ruoli nelle rispettive caselle di terzo livello gerarchico. Possiamo aumentare le dimensione dell’intero organigramma semplicemente trascinando uno dei quattro angoli dell’area selezionata: il corpo dei testi inseriti cresce o diminuisce in proporzione alla dimensione dell’organigramma, ma possiamo personalizzarlo utilizzando la casella degli strumenti di formattazione che appare automaticamente ogni volta che si seleziona con un doppio click una delle caselle. Da qui possiamo cambiare il colore di sfondo della casella, dei bordi o del testo che contiene, la dimensione del font, l’allineamento e la formattazione.

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E se volessimo cambiare più caselle contemporaneamente? Selezioniamo ad esempio quelle di secondo livello tenendo premuto il tasto CRTL. Clicchiamo quindi con il tasto destro del mouse e scegliamo Formato forma. La finestra Formato racchiude tutti gli strumenti per la formattazione della casella: le modifiche vengono applicate a tutte le caselle selezionate.

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Abbiamo visto come aggiungere una casella di livello inferiore, ma può capitare anche di dover inserire un nuovo elemento di pari grado. Selezioniamo con il tasto destro una delle caselle di terzo livello, posizioniamoci su Aggiungi nuova forma e scegliamo Aggiungi forma dopo.
Bene, ora sappiamo tutto (o quasi) quel che ci serve per costruire un organigramma personalizzato e modulabile secondo le diverse strutture aziendali.

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Alessandro Bosco

Inserito il 2 di April 2008 in PowerPoint
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