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Filtrare i dati con Excel

Saper “filtrare” i dati di una tabella può far risparmiare moltissimo tempo e fatica, riducendo il numero di record da consultare e controllare. La versione 2007 di Microsoft Excel presenta un’interessante novità che riguarda proprio le modalità di utilizzare i filtri. Vediamo di che si tratta.

Abbiamo aperto un documento di lavoro di Excel che contiene un grande numero di informazioni. Come possiamo vedere è stata applicata una formattazione condizionale che visualizza un determinato colore la cella che riporta una data antecedente a quella di riferimento. Ad esempio possiamo voler tenere d’occhio quali progetti hanno una scadenza ravvicinata.

Posizioniamoci con il cursore sulla cella di intestazione della colonna deadline, ovvero quella che mostra celle con colori diversi. Apriamo il menu Dati e selezioniamo Filtro. Come vediamo tutte le celle della riga sono ora accompagnate da un pulsante che, se cliccato, apre un menu a tendina.

Img_2

Apriamo dunque il menu relativo alla cella deadline e posizioniamoci sulla voce Filtra per colore: un sottomenu mostra le opzioni disponibili. Selezioniamo quella che fa al caso nostro. I risultati sono stati filtrati secondo il colore di sfondo delle celle che abbiamo selezionato. Questa è una novità introdotta con la versione 2007 di Microsoft Excel.

Img_3

La selezione può essere ulteriormente affinata applicando un altro filtro. Per  vedere solo i risultati che riguardano il referente Alpha, dobbiamo fare così: clicchiamo sul pulsante associato alla colonna referente, verifichiamo che sia selezionata solo la voce Alpha tra quelle visualizzate nel riquadro disponibile nel menu correlato. Confermiamo con OK ed il gioco è fatto!Img_4_2

Microsoft Excel consente di scegliere diversi tipi di filtro per  poter ridurre il numero di elementi visualizzati all'interno di un elenco e, come abbiamo visto, possono anche essere combinati tra loro per ottenere risultati più precisi e specifici.


Alessandro Bosco

Inserito il 25 di March 2008 in Excel
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Outlook, come creare e gestire i moduli

Outlook è il PIM (Personal Information Manager) d'elezione per gli utilizzatori di Microsoft Office, ma le funzioni di base preimpostate possono non soddisfare appieno le diverse esigenze.

Outlook_progetta_modulo

In Outlook 2007 in realtà, oltre alle diverse opzioni, è semplicissimo personalizzare anche i moduli veri e propri, in modo che aderiscano del tutto alle proprie esigenze. In questo modo è possibile adattare a bisogni specifici le interfacce di Contatti, Attività, Note, Diario inserendo non solo nuovi tab, ma modificando a piacere i campi che i Tab contengono.

Per procedere in questo senso con i Contatti - solo per fare un esempio - basta selezionare dal menu Strumenti la voce Moduli e quindi Progetta modulo...

 

A questo punto si apre un Tab denominato Sviluppo. Non bisogna lasciarsi impressionare perché le impostazioni di abse che qui spieghiamo non richiederanno la scrittura di codice, ma semplicemente di seguire alcuni passaggi.

Fate clic su Selezione Campi e spostatevi sul Tab "p.2", attivate il controllo Selezione campi e da qui scegliete quelli che volete integrare. Per portarli all'interno del vostro modulo basta trascinarli all'interno dell'area punteggiata. Tenete presente che se il campo che vi interessa non è presente potete comunque crearlo ex-novo, basta fare clic su "Nuovo..." in basso a sinistra, ma verificate comunque che non sia semplicemente catalogato sotto un'altra voce. Per rinominare il Tab che state creando o modificando, dovete selezionare dalla barra dei menu Progettazione e di seguito Rinomina pagina.

A questo punto dalla sezione sul Ribbon denominata Disponi potrete decidere se i campi da voi scelti o creati devono rimanere visibili in primo piano ed eventualmente anche l'ordine di tabulazione che il programma seguirà per passare da una sezione a un'altra.

Outlook_selezione_campi

Inoltre sarà possibile personalizzare colori e formati dell'interfaccia, la procedura in questo caso è identica a quella che siete abituati a seguire con altri programmi di Office, non richiede spiegazioni specifiche

Terminata anche questa operazione non resta che pubblicare il nuovo Modulo.

 

Per farlo, dal Ribbon dovrete andare alla voce Modulo/Pubblica. Si aprirà quindi una finestra che vi chiederà di salvare quanto avete fatto sotto la voce "Cerca in: Cartelle di Outlook".

Outlook_salvomodulo

Prima di utilizzare il vostro Outlook "modificato" secondo le preferenze potete testare il Modulo nuovo inviando il comando Esegui Modulo tramite l'apposito pulsante.

 

Se tutto procede come volevate dovrebbe aprirsi una nuova finestra con inserito nel menu proprio la vostra nuova Voce, con i campi pronti da riempire e usare.

 

La procedura qui indicata nella sostanza è valida anche per Outlook 2003. Ricordiamo infine che Outlook integra in questa sezione buona parte delle funzioni di programmazione di Visual Basic.

 

Inserito il 17 di March 2008 in OutLook
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