Condividere il calendario di Outlook

La funzione Calendario di Outlook, è tra quelle più utili fornite dal PIM (Personal Information Manager) di casa Microsoft, ma quando nasce l'esigenza di coordinare le attività di un piccolo team di lavoro è importante poter condividere le informazioni. Outlook consente a ogni account di creare diversi calendari aggiuntivi, ma di condividere solo quello predefinito. Sarà quindi cura dell'utente impostare quello predefinito per gli appuntamenti professionali ed eventualmente altri calendari affiancati per gli impegni personali. Così facendo è comunque garantita la possibilità di spostare gli appuntamenti da un calendario ad un altro e la visualizzazione di entrambi, anche nella stessa finestra di Outlook. Questa possibilità è offerta solo da Outlook 2007 e la sua utilità è ancora maggiore se si pensa che tra i calendari che possono essere "affiancati" ci sono anche quelli pubblicati su Windows SharePoint Services.

Diverso è il caso in cui si ha la necessità di agevolare la consultazione degli impegni da parte di altri utenti. Questo problema è facilmente risolvibile se si sta utilizzando un account su Exchange Server perché, tramite il tasto destro del mouse, verrà visualizzata l'opzione Condividi calendario personale attraverso cui sarà possibile personalizzare le Autorizzazioni secondo i diversi livelli, oppure aggiungere i singoli nomi degli utenti con cui si vogliono condividere le informazioni.

Chi non ha la possibilità di sfruttare un server Exchange potrà comunque condividere i propri dati. Con Outlook 2007 un metodo può essere quello di selezionare con il tasto destro la cartella Calendario e scegliere la voce Pubblica su Internet e poi ancora Pubblica su Office online. A questo punto si potrà decidere sia con chi condividere i propri impegni, sia il livello di dettaglio degli appuntamenti, sia l'intervallo di giorni da visualizzare. In alternativa è possibile anche pubblicare su server WebDav sfruttando  Internet Information Server e Windows Xp . Si tratta di un'estensione Http che deve essere abilitata dall'amministratore del server il quale provvederà anche a stabilire i diritti di accesso. In questo caso infatti non è possibile l'assegnazione dei permessi come con Office online.