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PowerPoint con colonna sonora

Nelle presentazioni di PowerPoint 2007 è molto semplice inserire file audio memorizzati precedentemente, ma anche registrare i commenti veri e propri dei partecipanti alla riunione in cui vengono mostrate le diapositive (direttamente dalla scheda Presentazione/Imposta). PowerPoint può incorporare file di formato WAV fino a 100 KB. Se si hanno esigenze diverse è comunque possibile spostare questo limite fino a 50 MB, ma è chiaro che questa operazione peserà poi sulla presentazione. Tanto vale quindi decidere di collegare il file, senza includerlo nella diapositiva vera e propria.

Opzionivolume Quando si deciderà di salvare la presentazione ci si potrà avvalere dell'opzione Pacchetto per CD (vi si accede dal menu Pubblica in fase di salvataggio del file) in modo da inserire i file necessari alla riproduzione corretta dell'elaborato.

La scelta se includere o collegare un file non è irreversibile. Opzioni_audioL'utente può verificare a quale dei due tipi di inserimento risponde un file e può trasformare un contributo audio incorporato in uno semplicemente collegato.

Inserire un commento audio è facile. Sul ribbon basta portarsi sulla voce Menu/Inserisci e nella sezione Clip multimediali scegliere Audio (la procedura è simile per qualsiasi tipo di contributo multimediale).

Tenendo evidenziata l'icona bisogna poi selezionare la tab Strumenti audio e da qui decidere in che modo riprodurre il file, le dimensioni massime, il volume.

Per fare in modo che un file audio sia incorporato invece è necessario inserirlo come Oggetto, sempre dal menu Inserisci.

Infine, nel caso in cui si voglia collegare un file precedentemente incorporato, è necessario prima di tutto salvare la presentazione nel formato meno recente, quello di PowerPoint 97-2003, con la solita procedura Salva con nome. A questo punto si deve scegliere il formato Pagina Web, in modo da ritrovarsi sul desktop sia il file principale della presentazione, sia la cartella con i contributi che potranno essere estratti e re-inseriti come collegamenti nell'elaborato finale.

Inserito il 27 di February 2008 in PowerPoint
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Creare un modello di carta intestata

Un documento che non può mancare in azienda è senza dubbio la carta intestata per comunicazioni ufficiali, sia in formato digitale che cartaceo. Vediamo dunque come crearne un modello con Word 2007.

Per prima cosa clicchiamo sul menu Inserisci e portiamoci nell'area Intestazione e più di pagina; selezioniamo la voce Piè di pagina per visualizzare tutte le possibili opzioni. Word 2007 dispone di molte alternative di stile differenti: scorriamo l'elenco e scegliamo quella che riteniamo più adatta.

Cartaintestata_1

Nella parte inferiore del documento viene inserito il piè di pagina selezionato: a questo punto possiamo personalizzarlo digitando i dati relativi all'azienda all'interno dell'apposito campo (Digitare il testo). E' possibile applicare la formattazione del testo secondo le proprie preferenze, utilizzando i tradizionali comandi nella barra multifunzione del menu Home. In questo caso abbiamo messo il nome della società e l'indirizzo del sito web in grassetto.

Cartaintestata_2

Confermiamo le modifiche con un doppio clic in un punto qualsiasi del documento, purchè esterno all'area piè di pagina.
Ora inseriamo il logo dell'azienda. Così come per il piè di pagina, anche per l'intestazione esiste un apposita area che permette di inserire contenuto testuale o grafico e che viene automaticamente ripetuta in tutte le pagine del documento. Clicchiamo sul menu Inserisci, quindi su Intestazione. Anche in questo caso possiamo scegliere uno degli stili predefiniti. Inseriamo il logo aziendale: clicchiamo su Immagine e individuiamo il file corretto.
L'immagine può essere facilmente ridimensionata utilizzando i relativi quatraditini di selezione. Aiutiamoci invece con il Tab della tastiera per centrare il logo nel documento.

Cartaintestata_3

Facciamo in modo che il documento si allunghi fino a richiedere una seconda pagina. Ora controlliamo il risultato delle modifiche che abbiamo apportato finora. Dal menu del pulsante Office portiamci su Stampa e visualizziamo quindi l'anteprima del documento. Clicchiamo su  Due pagine nel gruppo degli strumenti Zoom. Come possiamo vedere tutte le pagine del documento riportano sia l'intestazione che il piè di pagina.

Cartaintestata_4

Non resta che salvare il documento come modello di Word, in modo tale che sia riutilizzabile ogni volta che si debba creare una lettera su carta intestata. Dal menu del pulsante Office selezioniamo Salva con nome, quindi Modello di Word.

Cartaintestata_5

Inserito il 21 di February 2008 in Word
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Outlook, l'archiviazione dei dati

Anche la casella di posta prima o poi "scoppia". Lo spazio per immagazzinare e-mail, contatti, appuntamenti e attività non è illimitato. Da un lato si potrebbe cancellare qualcosa, dall'altro è difficile (e rischioso) scegliere quali informazioni conservare. In questi casi la cosa migliore da fare è procedere con l'archiviazione. Outlook mette a disposizione uno strumento di Archiviazione automatica. Dalla casella di posta basta scegliere una cartella, premere il tasto destro, e visualizzare Proprietà/AutoArchiviazione per impostare il salvataggio automatico degli item secondo le impostazioni predefinite (Outlook è preimpostatoin modo da inviare un reminder agli utenti ogni 14 giorni).

   

Archiviazione_automatica_2

Il client consente sia di cancellare i messaggi dalla posizione originale sia di conservarli, permette anche la visualizzazione degli archivi di posta creati all'interno del programma.

Se si preferisce controllare dall'inizio alla fine la procedura e si vuole fare una copia di tutte le cartelle dell'account, risulta alla fine più semplice partire da File/Archivio e solo una volta entrati in quel menu procedere scegliendo le cartelle e dove salvare il file di archivio. E' possibile scegliere quali dati escludere dal backup secondo un criterio temporale e se salvare anche le sottocartelle.Outlook salva questi dati in un file con estensione PST.

Archivio_dafile_4 Questo documento di default è conservato in LocalSettings\ ApplicationData\ Microsoft\ Outlook\(senza gli spazi dopo la barra).

Per il ripristino potrete procedere sia dal menu File/Importa ed esporta, scegliendo da importare il file PST precedentemente salvato; probabilmente il vostro client avrà ancora conservato dei dati che avete messo al sicuro, in questo caso potete, a priori, lasciare indicazione su come dovrà comportarsi in caso di duplicati: se dovranno essere sostituiti i duplicati del client, registrando i nuovi record se consentire la duplicazione, oppure se non importare alcun dato che risulti essere duplicato.

In alternativa si può anche procedere da File/Apri, dare istruzioni al programma su quale sia il file da ripristinare e fare clic su OK.

Ripristino

La cartella comparirà nell'elenco e sarà possibile espanderla. Quando tutti i livelli sono visibili, i dati saranno disponibili nel riquadro a destra. Si può trascinare la cartella fino a sovrapporla al corrispondente originale o seguire la stessa procedura, ma con i singoli dati (la selezione multipla è possibile tenendo premuto il tasto CTRL).

Inserito il 18 di February 2008 in OutLook
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Utilizzare i grafici in Excel

Excel è un potente foglio di calcolo che consente di gestire in modo preciso anche grandi quantità di dati: la comprensione degli stessi, però, può risultare talvolta difficoltosa a causa della complessità o semplicemente per la vastità delle informazioni. Un valido aiuto per capire in modo immediato i dati di una tabella è rappresentato dai grafici. Vediamo come si usano in Excel.

Nel nostro esempio vogliamo analizzare l’andamento delle visite al nostro sito web. La tabella mostra per ciascuna pagina, il numero di pagine viste (page views) mese per mese.
Selezioniamo l’intera tabella dei dati, includendo le intestazioni di riga  e di colonna e portiamoci con un click nella sezione Inserisci della barra multifunzione di Excel. Come vediamo sono già raggruppati  alcuni tipi di grafico.

Grafici_con_excel_1_4

La scelta del tipo di grafico è importante, anzi fondamentale, per rendere più comprensibili i dati contenuti nella tabella: nel nostro caso, poiché vogliamo studiare l’andamento nel tempo delle pagine viste, è particolarmente indicato grafico a linee. Selezioniamo con un click il gruppo sulla barra multifunzione e posizioniamo il puntatore del mouse sulle miniature che appaiono: una breve descrizione ci aiuta a scegliere il tipo di grafico a linee più adatto.

Grafici_con_excel_2_545_4

Una volta selezionato il tipo di grafico che più ci sembra idoneo a rappresentare i nostri dati, vediamo che appare già all’interno del foglio di lavoro corrente. Possiamo spostarlo a nostro piacimento semplicemente tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinandolo nella posizione desiderata. La modalità predefinita di visualizzazione delle linee in questo caso non ci aiuta a capire l’andamento delle pagine viste del sito; clicchiamo quindi su Inverti righe/colonne che si trova sulla barra multifunzione, nel gruppo Dati.

Grafici_con_excel_3_545

Ora ogni pagina del sito è raffigurata da una linea di colore diverso, l’asse delle X mostra i mesi, mentre quello delle Y il numero di pagine viste. In questo modo possiamo facilmente seguire l’andamento delle visite ad un primo sguardo.

Grafici_con_excel_4_2

Possiamo anche personalizzare il grafico apportando alcune piccole modifiche: portiamoci sulla barra multifunzione nel gruppo Layout grafici. Qui possiamo decidere di cambiare l’aspetto del grafico aggiungendo elementi che facilitino la comprensione dei dati. Selezioniamone uno tra quelli disponibili. In questo caso inseriamo il titolo del grafico e il nome dei due assi cartesiani.

Grafici_con_excel_5_545

Se abbiamo inserito un dato non corretto nella tabella, possiamo modificarlo: il relativo valore sul grafico viene automaticamente aggiornato. Nel nostro esempio abbiamo cambiato il numero di pagine viste nella sezione approfondimenti di febbraio, da 21.000 a 12.000. Possiamo vedere come la corrispondente linea verde si sia immediatamente aggiornata.

Grafici_con_excel_6_3

Inserito il 11 di February 2008 in Excel
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Condividere il calendario di Outlook

La funzione Calendario di Outlook, è tra quelle più utili fornite dal PIM (Personal Information Manager) di casa Microsoft, ma quando nasce l'esigenza di coordinare le attività di un piccolo team di lavoro è importante poter condividere le informazioni. Outlook consente a ogni account di creare diversi calendari aggiuntivi, ma di condividere solo quello predefinito. Sarà quindi cura dell'utente impostare quello predefinito per gli appuntamenti professionali ed eventualmente altri calendari affiancati per gli impegni personali. Così facendo è comunque garantita la possibilità di spostare gli appuntamenti da un calendario ad un altro e la visualizzazione di entrambi, anche nella stessa finestra di Outlook. Questa possibilità è offerta solo da Outlook 2007 e la sua utilità è ancora maggiore se si pensa che tra i calendari che possono essere "affiancati" ci sono anche quelli pubblicati su Windows SharePoint Services.

Diverso è il caso in cui si ha la necessità di agevolare la consultazione degli impegni da parte di altri utenti. Questo problema è facilmente risolvibile se si sta utilizzando un account su Exchange Server perché, tramite il tasto destro del mouse, verrà visualizzata l'opzione Condividi calendario personale attraverso cui sarà possibile personalizzare le Autorizzazioni secondo i diversi livelli, oppure aggiungere i singoli nomi degli utenti con cui si vogliono condividere le informazioni.

Outlook_online_2 Chi non ha la possibilità di sfruttare un server Exchange potrà comunque condividere i propri dati. Con Outlook 2007 un metodo può essere quello di selezionare con il tasto destro la cartella Calendario e scegliere la voce Pubblica su Internet e poi ancora Pubblica su Office online. A questo punto si potrà decidere sia con chi condividere i propri impegni, sia il livello di dettaglio degli appuntamenti, sia l'intervallo di giorni da visualizzare. In alternativa è possibile anche pubblicare su server WebDav sfruttando  Internet Information Server e Windows Xp . Si tratta di un'estensione Http che deve essere abilitata dall'amministratore del server il quale provvederà anche a stabilire i diritti di accesso. In questo caso infatti non è possibile l'assegnazione dei permessi come con Office online.

Inserito il 4 di February 2008 in OutLook
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