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Stampa unione con Word

La funzionalità Stampa unione permette di personalizzare la stampa di un documento, ad esempio una lettera, ricavando nomi, indirizzi e riferimenti dei destinatari da un elenco già esistente. In questo caso  utilizziamo la rubrica di Outlook come origine dei destinatari. Vediamo come procedere.

Apriamo un nuovo documento di Microsoft Office Word 2007 e portiamoci nella sezione Lettere con un click sulla linguetta del menu principale. Facciamo click sull’icona Inizia Stampa unione e scegliamo Lettere.

Stampa_unione_con_word_figura_1_2Deve essere specificata l’origine dati che contiene le informazioni relative ai destinatari della lettera. In questo caso vogliamo utilizzare la rubrica di Outlook. Clicchiamo quindi sull’icona Seleziona destinatari e, dal menu a comparsa, scegliamo Seleziona dai contatti di Outlook. Confermiamo con OK.

Una nuova finestra mostra tutti i contatti disponibili nell’elenco selezionato: possiamo decidere di escluderne alcuni semplicemente rimuovendo con un click il corrispondente segno di spunta. Confermiamo la lista dei destinatari da utilizzare con OK.
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A questo punto siamo pronti per scrivere il documento che dovrà costituire la base per la stampa unione. Iniziamo con la classica formula di apertura che precede il nome del destinatario, ad esempio “Alla c.a.”: ora clicchiamo su Inserisci campo unione. La relativa finestra di dialogo mostra l’elenco di tutti i campi disponibili nella scheda contatto di Outlook: selezioniamo Nome di battesimo e confermiamo con Inserisci, quindi chiudiamo la finestra con l’apposito tasto.

Lasciamo uno spazio e ripetiamo la procedura: un click su Inserisci campo unione, quindi selezioniamo Cognome e confermiamo come abbiamo fatto poco fa. Procediamo ora con l’inserimento dell’indirizzo del destinatario: clicchiamo nuovamente su Inserisci campo unione e, questa volta, selezioniamo Indirizzo ufficio dall’elenco. Anche in questo caso confermiamo la scelta con un click su Inserisci e chiudiamo la finestra corrente.

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Se guardiamo con attenzione il documento che stiamo creando, ci accorgiamo che sono stati aggiunti dei campi racchiusi tra virgolette caporali. Qui saranno visualizzate le informazioni personalizzate di ciascun contatto. Vogliamo verificare? Facciamo click su Anteprima risultati. Possiamo finalmente leggere i dati reali relativi ai contatti presenti nella nostra lista. E' possibile scorrere i contatti con l’apposita pulsantiera disponibile nella barra degli strumenti.

Ora procedere con la stesura della lettera.  Una volta terminato il  documento non resta che concludere anche la procedura di stampa unione cliccando su Finalizza e unisci. Microsoft Word 2007 ci permette di scegliere se creare un documento per ogni singolo contatto, se inviarli tutti direttamente alla stampante o se spedirli tramite posta elettronica. In questo caso decidiamo per la prima soluzione.

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Assicuriamoci  che sia selezionata l’opzione Tutti nella finestra di dialogo che appare e confermiamo con OK. Si apre un nuovo file Word che contiene, una dopo l’altra, tutte le lettere con relative intestazioni personalizzate. Non ci resta che far scorrere il documento e verificare.

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E’ tutto corretto? Bene, allora procediamo con la stampa! Clicchiamo sul Pulsante Office e, dal menu Stampa, selezioniamo l’omonimo comando.

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Inserito il 31 di January 2008in Word
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