Officina

NetMediaEurope Italia

« Officina, nasce il nuovo blog per smontare Office  | Home | Microsoft Office 2008 per Mac » 

Creare la Prima nota con Excel 2007

Tenere in ordine il documento di prima nota è una delle regole d’oro per gestire in maniera ottimale i conti della propria attività. In modo davvero semplice è infatti possibile tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita, monitorando così l’andamento delle risorse aziendali e rendendo più facile l’aggiornamento del libro generale.  Microsoft Office Excel 2007 consente di creare in pochi minuti un documento di prima nota facilmente adattabile a qualsiasi tipo di attività. Scopriamo come.

Per prima cosa definiamo di quali informazioni avremo bisogno, in modo tale da poter creare un numero sufficiente di colonne: ci servirà sapere la data dell’operazione, una sua sintetica descrizione e se è avvenuta tramite cassa (quindi in contanti) o banca. Creiamo quindi le relative colonne digitandone le intestazioni e lasciando una cella vuota tra Cassa e Banca.

Prima_nota_con_excel__figura_1_2 Figura 1

Come detto, la Prima nota serve sostanzialmente a registrate i movimenti sia in entrata che in uscita.

Procediamo quindi a digitare, come mostrato in figura 2, i campi “entrata” e “uscita”, in corrispondenza di Cassa e Banca. Per rendere più comprensibile lo schema appena creato possiamo apportare alcune piccole modifiche. Selezioniamo la cella “Cassa” e quella vuota alla sua destra, quindi clicchiamo sull’icona Unisci e centra, disponibile nella barra multifunzione  nel gruppo Allineamento. Ripetiamo la stessa operazione per la cella “Banca” e quella immediatamente alla sua destra. Allo stesso modo uniamo le celle “Data” e “Descrizione” a quelle rispettivamente sottostanti. A questo punto selezioniamo tutte le celle modificate finora e serviamoci degli strumenti del gruppo Allineamento per centrare i testi sia orizzontalmente che verticalmente.

Prima_nota_con_excel__figura_2_3 Figura 2


Applichiamo una formattazione alla tabella in modo tale che sia ancora più facile da consultare: dopo aver selezionato le intestazioni di colonna, scegliamo un colore di sfondo ed uno per il testo. Selezioniamo quindi un numero che riteniamo sufficiente di celle e clicchiamo sull’icona Tutti i bordi che troviamo sulla barra multifunzione nel gruppo Carattere. Selezioniamo tutte le celle destinate ad ospitare gli importi, ovvero quelle vuote delle colonne “entrata” e “uscita”; apriamo il menu associato all’icona Formato numeri contabilità che troviamo sulla barra multifunzione, nel gruppo Numeri. Selezioniamo la prima voce, Euro italiano.

Prima_nota_con_excel__figura_3_2 Figura 3


Siamo pronti per iniziare ad inserire le informazioni relative ai movimenti. Completiamo la prima riga assicurandoci di non tralasciare alcun dato. Supponiamo di dover inserire alcune spese di rappresentanza. Inseriamo la data, quindi il tipo di operazione. Poiché si tratta di un movimento in uscita ed effettuato in contanti, inseriamo l’importo nella colonna "Cassa – uscita". Procediamo con l’inserimento di un pagamento ricevuto per una consulenza, eseguito tramite bonifico bancario. Inseriamo la data, quindi la descrizione della prestazione, eventualmente specificando il numero della fattura. In questo caso poiché si tratta di un movimento in entrata, digitiamo l’importo in corrispondenza della colonna "Banca – entrata".

Prima_nota_con_excel__figura_4 Figura 4


Una volta terminato l’inserimento, giorno dopo giorno, di tutte le voci relative al mese di gennaio, possiamo calcolare il saldo finale.  Abbiamo già visto come unire due celle adiacenti: ripetiamo quindi questa operazione per aggiungere al nostro documento i campi "Totale mese" e "Saldo mese", come in figura 5. Applichiamo bordi, colori e allineamento secondo le nostre preferenze.

Prima_nota_con_excel__figura_5 Figura 5


Calcoliamo il totale della colonna "Cassa – uscita": posizioniamoci sulla cella che dovrà ospitare il totale, quindi clicchiamo sull’icona Somma che si trova sulla barra multifunzione, nel gruppo Modifica. A questo punto dobbiamo semplicemente definire l’intervallo di celle che dovrà essere considerato per la somma, selezionandolo col puntatore del mouse. L’intervallo selezionato visualizza un bordo lampeggiante di colore blu. Confermiamo premendo il tasto Invio.

Prima_nota_con_excel__figura_6 Figura 6


Il risultato appare nella cella selezionata. Ora dobbiamo fare in modo che siano calcolati anche i totali delle altre colonne. Abbiamo diverse possibilità. In questo caso clicchiamo sull’icona Copia, disponibile sulla barra multifunzione, nel gruppo Appunti. Selezioniamo quindi le altre celle relative alla riga "Totale mese". Clicchiamo sulla freccia associata all’icona Incolla e selezioniamo Incolla speciale. Dalla finestra di dialogo che appare selezioniamo Formule e confermiamo con OK. Ora sono visualizzati tutti gli importi relativi ai totali mensili di cassa e banca, sia in entrata  che in uscita.

Prima_nota_con_excel__figura_7 Figura 7


A questo punto non ci resta che calcolare quanto effettivamente, nel mese di gennaio, la nostra attività ha incassato e quanto ha dovuto invece pagare. Predisponiamo quindi le celle relative alla riga "Saldo mese " unendone come abbiamo già visto in precedenza. Impostiamo la formula per calcolare la differenza tra il totale delle entrate e quello delle uscite tanto per la colonna "Cassa" quanto per quella "Banca". Posizioniamoci nella cella relativa alla cassa e facciamo click all’interno della barra della formula: digitiamo =SOMMA(C12-D12) e premiamo Invio per confermare (C12 e D12 sono rispettivamente le celle che contengono il valore del saldo in entrata e in uscita).

Prima_nota_con_excel__figura_8 Figura 8


Ripetiamo la stessa procedura per calcolare il saldo relativo ai movimenti di banca. Selezioniamo la casella che dovrà ospitare il risultato, quindi facciamo click nella barra della formula. Digitiamo, in questo caso, =SOMMA(E12-F12) e premiamo ancora Invio.

Prima_nota_con_excel__figura_9 Figura 9


Possiamo rendere più evidenti i risultati applicando una formattazione speciale in base al contenuto della cella. Facciamo in modo che se il valore relativo al saldo risulta negativo, il contenuto sia visualizzato in rosso, se positivo in verde. Selezioniamo le cella relative al saldo dei movimenti di cassa e banca. Apriamo il menu correlato a Formattazione condizionale, sulla barra multifunzione nel gruppo Stili. Dal sottomenu Regole evidenziazione celle scegliamo Minore di: nella finestra di dialogo che si apre, digitiamo il valore 0 e lasciamo l’opzione predefinita per lo stile da applicare. Confermiamo con OK. Ripetiamo la stessa procedura, scegliendo però l’opzione Maggiore di: impostiamo ancora 0 come valore di riferimento e confermiamo con OK.

Prima_nota_con_excel__figura_10_2 Figura 10


In questo modo, in caso di saldo negativo la cella risulta immediatamente evidenziata in rosso, se positivo in verde.


Prima_nota_con_excel__figura_11_2

Inserito il 21 di January 2008in Excel
Permalink
Technorati Tags: ,

Segnala a: Delicious | Digg | Reddit | Furl | Stumble Upon | Smarking | OKNOtizie | Segnalo | Yahoo! | Magnolia | Invia il post

Pubblicità

TrackBack

Permalink
http://www.typepad.com/services/trackback/6a00d83451b2c469e200e54fdfab828833

Lista dei blog che mi linkano "Creare la Prima nota con Excel 2007":

Commenti